Veilig samenwerken met opdrachtgevers

Loopbaanprofessionals hebben dagelijks te maken met meerdere opdrachtgevers tegelijk. En dat vraagt om vertrouwen, overzicht en duidelijke werkwijzen. Allemaal voor een goede en veilige samenwerking. Dit klinkt eenvoudig, maar blijkt in de praktijk moeilijker te zijn dan vaak vooraf gedacht.

Ook al gaat veilig samenwerken zelden mis door onwil of gebrek aan professionaliteit, de manier van werken kan nog altijd voor problemen zorgen. Losse e-mails, documenten op verschillende plekken, bijlagen die rondgaan, onduidelijkheid over wie welke informatie mag inzien of bewerken… Dit zorgt vaak voor misverstanden, fouten en verlies van overzicht.

In dit artikel bespreken we daarom het veilig samenwerken in de dagelijkse praktijk van loopbaanprofessionals. We delen de principes die hierbij kunnen helpen, waarom deze steeds belangrijker worden en hoe samenwerkingen met opdrachtgevers overzichtelijk en betrouwbaar georganiseerd kunnen worden.

Wat betekent veilig samenwerken tijdens een begeleidingstraject?

Veilig samenwerken gaat verder dan alleen wet- en regelgeving of op correcte wijze AVG-gegevens delen. Het gaat vooral over hoe gebruikers en begeleiders dagelijks werken met informatie. Belangrijke vragen in dit proces zijn bijvoorbeeld:

• Waar wordt informatie vastgelegd?
• Hoe wordt de informatie gedeeld?
• Wie kan welke informatie inzien en/of aanpassen?
• Hoe worden wijzigingen bijgehouden?

Veel risico’s ontstaan doordat werkwijzen versnipperd zijn. Het gevolg is dat iedereen werkt met een eigen versie van de waarheid. Veilig samenwerken betekent dus ook dat iedereen binnen een begeleidingstraject op dezelfde manier, met dezelfde informatie en vanuit duidelijke afspraken werkt. Dit vraagt om structuur, overzicht en ondersteuning vanuit systemen die dit mogelijk maken. Meer hierover lees je op de pagina over samenwerken bij begeleidingstrajecten.

Waarom veilig samenwerken met opdrachtgevers steeds belangrijker wordt

Een gemiddeld begeleidingstraject ziet er niet meer hetzelfde uit als jaren geleden. Er is steeds vaker sprake van een ketensamenwerking, waarbij meerdere organisaties en professionals betrokken zijn bij één cliënt of traject. Tegelijkertijd zien we vaker meerdere belanghebbenden per traject, in combinatie met strengere regels voor AVG-gegevens delen en privacy. Tel hier de hoge verwachtingen van professionaliteit en transparantie en de nadruk op verantwoording en dossiervorming bij op en je komt tot een hoog vereist niveau van samenwerking. Onveilig samenwerken kan al snel leiden tot datalekken, onjuiste rapportages, miscommunicatie of verlies van vertrouwen bij opdrachtgevers en cliënten. Daarom is het belangrijk om veilig samenwerken met opdrachtgevers niet te laten afhangen van losse afspraken of individuele werkwijzen, maar dit structureel en veilig te organiseren.

Het principe van eenmalige registratie, meervoudig gebruik

Een belangrijk principe bij veilig samenwerken is: ‘Eenmalige registratie, meervoudig gebruik’. Dit klinkt misschien technisch, maar is in de praktijk heel logisch. Het betekent simpelweg dat informatie één keer wordt vastgelegd, door iedereen vanuit dezelfde bron wordt gebruikt, niet opnieuw hoeft te worden ingevoerd en niet op meerdere plekken wordt bijgehouden. Als dit consistent wordt gedaan, ontstaat er ook geen dubbele invoer die voor verwarring kan zorgen. Dit is vooral belangrijk tijdens een begeleidingstraject met meerdere betrokkenen, zoals professionals, opdrachtgevers en eventueel collega’s binnen een organisatie.

Door het hierboven beschreven principe te hanteren hoeven er minder handmatige acties uitgevoerd te worden. Ook zijn er minder kopieën nodig om informatie door te sturen en kunnen er minder interpretatiefouten ontstaan. Zo groeit het vertrouwen in de actualiteit van de gegevens, omdat de veiligheid sterk verbetert dankzij de zorgvuldig uitgevoerde processen.

Welke vijf regels gelden bij het veilig samenwerken?

Veilig informatie delen met opdrachtgevers hoeft niet ingewikkeld te zijn. Sterker nog, met slechts vijf basisregels behoud je al het benodigde overzicht. Door onderstaande regels toe te passen, kun je niet alleen veilig vertrouwelijke informatie delen, maar ontstaat er ook een werkwijze die voor alle betrokkenen een stuk prettiger is.

1. Werk vanuit één centrale plek

Zorg dat alle betrokkenen weten waar informatie staat en waar ze moeten werken.

2. Leg informatie één keer vast

Voorkom dubbele invoer en meerdere versies van dezelfde gegevens.

3. Gebruik altijd de meest actuele informatie

Werk met live gegevens in plaats van gekopieerde documenten of bijlagen.

4. Deel alleen wat relevant is voor de opdrachtgever

Niet iedereen hoeft alles te zien. Deel informatie gericht en bewust.

5. Houd overzicht over voortgang en wijzigingen

Zorg dat duidelijk is wat er is gebeurd, door wie en wanneer.

Hoe je als loopbaanprofessional een goede samenwerking bereikt

Samenwerken moet geen extra stappen of omwegen met zich meebrengen. Hoe eenvoudiger het proces, des te groter de kans dat iedereen het ook daadwerkelijk gebruikt. Het is de bedoeling dat systemen en afspraken aansluiten op het dagelijkse werk – niet andersom. De volgende onderdelen zijn daarvoor essentieel:

• Duidelijkheid over waar informatie wordt vastgelegd.
• Inzicht in wie welke rol en verantwoordelijkheden heeft.
• Vertrouwen dat informatie klopt en actueel is.
• Overzicht over acties, afspraken en voortgang.

Rapasso als sleutel voor veilig samenwerken met opdrachtgevers

Bij Rapasso weten we dat optimale samenwerking één van de succesfactoren is die iedere loopbaanprofessional nastreeft. Ons systeem ondersteunt daarom het veilig en overzichtelijk samenwerken met opdrachtgevers bij begeleidingstrajecten. Rapasso is volledig ingericht om samenwerkingen te versimpelen en risico’s te beperken als er sprake is van vertrouwelijke informatie delen. Dit realiseren we onder andere met:

• Eén centrale omgeving voor alle trajectinformatie
• Een duidelijke rol- en rechtenstructuur
• Veilig en gecontroleerd informatie delen met opdrachtgevers
• Overzicht per begeleidingstraject
• Minder losse communicatiekanalen als e-mails en bijlagen

Professionals weten op deze manier altijd waar ze moeten zijn en opdrachtgevers krijgen inzicht zonder dat dit ten koste gaat van veiligheid of privacy. Wil je weten hoe dit er in de praktijk uitziet? Plan dan een vrijblijvende demo waarmee je Rapasso beter kunt leren kennen.