Kieswijzer cliëntvolgsysteem

Een cliëntvolgsysteem is een systeem waarvan jij, jouw team, jouw organisatie en jouw cliënten afhankelijk zijn. Je kiest dus meer dan alleen een softwareproduct. Je kiest een partner die jouw wensen en eisen begrijpt, maar ook op langere termijn jouw dienstverlening weet te optimaliseren. Deze kieswijzer helpt je om op een gestructureerde manier de juiste keuze te maken.

1 Doel & functionaliteiten

Denk goed na over wat je wilt bereiken met het cliëntvolgsysteem. Moet het de kwaliteit van de begeleiding en ondersteuning verbeteren, administratieve processen stroomlijnen, en/of een veilige opslag en toegang tot cliëntgegevens bieden? Overweeg ook hoe het systeem kan helpen bij het voldoen aan rapportageverplichtingen. Door bijvoorbeeld met één druk op de knop rapportage te kunnen generen.

2 Gebruiksvriendelijkheid

Gebruiksvriendelijkheid is essentieel. Een goed systeem moet alle relevante informatie zoals verslaglegging, e-mail, acties en trajectinformatie van een cliënt op één plek samenbrengen. Het is belangrijk dat de interface gemakkelijk te begrijpen is, vergelijkbaar met bekende platforms zoals Microsoft en Google. En als je wil, ook toegankelijk is via mobiele apparaten. Overweeg of je de huisstijl van jouw organisatie in het systeem wil integreren en of het systeem aanpasbaar moet zijn aan jouw specifieke werkprocessen.

3 Koppelingen & integraties

Bepaal welke koppelingen en integraties essentieel zijn voor jouw organisatie. Dit kan integratie met e-mail en kalenderfuncties zijn, maar ook koppelingen met bestaande back-office systemen en loopbaaninstrumenten. Denk ook aan de mogelijkheid van koppelingen met Business Intelligence (BI) tools voor inzichtelijke managementinformatie of een integratie met vacaturebanken.

4 Privacy & beveiliging

Een goed cliëntvolgsysteem is volledig AVG-proof. Het systeem biedt inzicht in wie informatie heeft toegevoegd, gewijzigd, ingezien of verwijderd en geeft je de mogelijkheid om toegang en rechten te beheren. Wil je ook gemakkelijk voldoen aan de wetgeving van bewaartermijnen? Kijk dan ook naar de mogelijkheid om bewaartermijnen van persoonsgegevens in te stellen.

5 Interactie & samenwerking

Bedenk welke vormen van interactie je wilt faciliteren met het cliëntvolgsysteem. Denk hierbij aan de mogelijkheid voor online interactie met cliënten, het betrekken van opdrachtgevers bij de begeleiding, en effectief samenwerken met collega’s binnen het systeem. Deze aspecten kunnen de kwaliteit van de dienstverlening aanzienlijk verbeteren.

Cliëntvolgsysteem kiezen

Gebruik deze kieswijzer om verschillende cliëntvolgsystemen te evalueren. Bepaal welke functionaliteiten en kenmerken het meest relevant zijn voor jouw organisatie en maak een weloverwogen keuze. Een goed gekozen cliëntvolgsysteem kan de efficiëntie en effectiviteit van jouw organisatie verbeteren. Waardoor je meer tijd hebt om dat te doen wat je het liefste doet: mensen helpen.