Hoe lang moet een cliëntendossier bewaard worden?

Als loopbaanprofessional werk je dagelijks met vertrouwelijke gegevens in een cliëntendossier. Je legt de voortgang vast, bewaart documenten, rapporteert en houdt het overzicht. Maar hoe lang mag je persoonsgegevens eigenlijk bewaren? Wat zegt de AVG over bewaartermijnen? En hoe regel je dit op een slimme, werkbare manier?

In deze blog frissen we je kennis over de regels rondom de AVG bewaartermijn van cliëntendossiers op. We bespreken de risico’s van te lang bewaren en laten je zien hoe je de bewaartermijnen van je cliëntendossiers makkelijk en AVG-proof regelt met een systeem zoals Rapasso. Zonder gedoe!

De bewaartermijn van persoonsgegevens in een cliëntendossier

Volgens de AVG mag je persoonsgegevens alleen bewaren zolang dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze verzamelt. In het geval van cliëntendossiers betekent dat: zolang het begeleidingstraject loopt, plus een redelijke periode voor afronding of verantwoording.

In de praktijk hanteren de meeste organisaties een bewaartermijn van maximaal twee jaar na afronding van het traject. Werk je met subsidies of onder contractvoorwaarden met specifieke bewaartermijnen? Dan mag je daarvan afwijken, maar alleen als je goed kunt verantwoorden waarom.

Wat zijn de risico’s van cliëntendossiers te lang bewaren?

Veel professionals laten persoonsgegevens liever iets langer staan, “voor de zekerheid”. Maar dat is niet zonder risico. Als je gegevens te lang bewaart, overtreed je de AVG. Dat kan leiden tot een boete of reputatieschade, zeker als er een datalek optreedt.

Daarnaast slibt je systeem langzaam dicht met informatie die je helemaal niet meer nodig hebt. Dat maakt het onoverzichtelijk en vertraagt je werk. Een overvol cliëntendossier is dus niet alleen onhandig, maar kan je ook flink in de problemen brengen.

AVG-proof dossierbeheer: hoe pak je dat aan?

Niemand zit te wachten op het handmatig bijhouden van bewaartermijnen in Excel. En herinneringen in je agenda zetten? Ook dat gaat vroeg of laat mis.

Als je écht grip wilt op bewaartermijnen, dan heb je een systeem nodig dat het werk grotendeels voor je doet. Denk aan automatische meldingen wanneer een dossier zijn bewaartermijn nadert. Je kiest dan makkelijk wat je ermee doet: verwijderen, anonimiseren of bewaren in het archief. Zo houd je overzicht én voldoe je aan de AVG.

Beheer je bewaartermijnen met Rapasso

Rapasso is een elektronisch cliëntendossier dat speciaal is ontwikkeld voor loopbaanprofessionals. Het helpt je om cliëntgegevens veilig en slim te beheren, zonder gedoe. Met Rapasso:

• voorkom je onnodig bewaren van persoonsgegevens
• werk je AVG-proof, zonder extra administratie
• houd je altijd overzicht in je cliëntendossiers

Wil je ervaren hoe dat werkt in de praktijk? Vraag hier je gratis demo aan en ontdek hoe Rapasso je helpt met veilig en stressvrij dossierbeheer.