Van Excel naar verzuimsoftware: Efficiënter werken aan verzuim- en re-integratieprocessen

Bij veel organisaties wordt voor de verzuimregistratie Excel gebruikt. Ondanks dat dit een makkelijke keuze lijkt (iedereen kan er immers mee werken en het systeem is laagdrempelig), vormt het een flink probleem als caseloads beginnen te groeien. Waar processen complexer worden en jij als loopbaanprofessional dagelijks meerdere dossiers beheert, werkt de efficiëntie en gemak steeds verder tegen. En voldoet Excel niet aan de AVG-regelgeving. In deze blog duiken we in de welbekende problemen van verzuimregistratie verwerken in Excel en geven we inzicht in het gemak van moderne verzuimsoftware.

Is Excel geschikt voor verzuimregistratie?

Heel zwart-wit gezien is Excel simpelweg níet geschikt voor professionele verzuimregistratie. Excel werkt prima als je eenvoudige lijsten wilt opstellen, maar het wordt een heel ander verhaal als er complexe en privacygevoelige dossiers aan te pas komen. Iets wat voor loopbaanprofessionals natuurlijk tot de dagelijkse gang van zaken behoort; of het nu om een verzuimproces of re-integratieproces gaat. Excel-bestanden zijn, mede door handmatige invoer, erg foutgevoelig. Hierdoor kunnen rapportages niet-kloppend zijn, worden deadlines gemist en ontstaan er al snel meerdere versies van een bestand, waardoor niemand meer weet welk document de meest recente informatie bevat.

Daar komt bij dat werken met Excel AVG-technisch een groot risico vormt. Losse spreadsheets bevatten persoonsgegevens, maar Excel biedt geen logging, geen autorisaties en geen versleuteling op het niveau dat nodig is voor verzuimdata. Bovendien is het opslaan van persoonsgegevens op een lokale computer of in onbeveiligde mappen in strijd met de AVG-richtlijnen. Waar een verzuimproces of re-integratieproces structureel en veilig moet worden aangepakt, schiet Excel dus tekort.

De beperkingen van verzuimregistratie in Excel

Hoewel voor verzuimregistratie Excel gebruiken flexibiliteit biedt, kent het dus ook grote beperkingen voor jou als verzuimprofessional. De meest voorkomende?

• Foutgevoelig en tijdrovend – Handmatige invoer vergroot de kans op fouten en vraagt om veel controles.
• Geen geautomatiseerde opvolging – Excel geeft geen meldingen voor deadlines. Dit kan problemen opleveren voor probleemanalyses, eerstejaarsevaluaties of WIA-aanvragen.
• Geen inzicht in het totale verzuimproces – Overzichten en rapportages moeten handmatig worden gebouwd en geüpdatet.
• Onveilig (geen autorisaties of logging) – Je ziet niet wie welk onderdeel heeft gewijzigd, en je kunt geen toegang per rol instellen.
• Moeilijk samenwerken – Verschillende versies en verspreide opslag zorgen voor verwarring en vertraging.
• Niet schaalbaar bij groei – Naarmate het aantal dossiers toeneemt, wordt het correct beheren praktisch onmogelijk.
• Geen koppelingen met andere systemen – Denk aan agenda’s, loopbaantools of facturatie.

Waarom moderne verzuimsoftware wél werkt

Verzuimsoftware is speciaal ontwikkeld voor het beheren van verzuim- en re-integratieprocessen. En dat biedt voordelen die Excel gewoonweg niet kan bieden. Specifieke functies van verzuimsoftware maken het direct mogelijk om minder tijd te besteden aan administratietaken en meer aan de begeleiding. Denk bij deze voordelen aan:

• Automatische meldingen en workflows – De software geeft het aan als er data voor verplichte stappen en termijnen naderen.
• Overzichtelijke dossiers – Alle informatie staat gestructureerd bij elkaar, inclusief documenten, notities en communicatie.
• Dashboards voor inzicht in het re-integratieproces – Je ziet direct waar knelpunten of vertragingen ontstaan.
• Veilig en AVG-proof – Met autorisaties, logging, versleuteling en centrale opslag voldoet verzuimsoftware aan alle privacy-eisen.
• Eenvoudig samenwerken met alle betrokken partijen – Werkgevers, casemanagers, bedrijfsartsen en re-integratieprofessionals kijken naar dezelfde informatie.
• Schaalbaar en toekomstbestendig – De software groeit mee met de organisatie en de caseload.

Hoe verzuimsoftware inzicht geeft in het re-integratieproces

Met verzuimsoftware heb je altijd inzicht in de voortgang van elk dossier. Geen losse bestanden of handmatige rapportages meer, maar dashboards en tijdlijnen die duidelijk zijn. Deze laten namelijk precies zien waar een cliënt zich bevindt in het traject, welke acties al afgerond zijn, welke acties nog openstaan, of er deadlines naderen en hoe het verzuim ontwikkelt binnen organisaties. Omdat alles centraal is opgeslagen in verzuimsoftware, werken alle betrokkenen met dezelfde informatie. Er is geen discussie meer over welke versie van een document klopt of wie welke actie heeft uitgevoerd. Dit voorkomt miscommunicatie en versnelt het proces behoorlijk. Daarnaast kun je trends en patronen sneller herkennen, waardoor je proactiever te werk kunt gaan.

Van Excel naar software: Zo maak je de overstap eenvoudig

Overstappen naar verzuimsoftware lijkt misschien een intensieve klus, maar niks is minder waar. Met een goed stappenplan werk je binnen no-time veilig en efficiënt met jouw eigen verzuimsoftware. Om je op weg te helpen hebben we een voorbeeld van een verzuimsoftware stappenplan voor je uitgewerkt:

1. Verzamel alle bestaande data vanuit Excel. Neem hierbij alle dossiers, contactinformatie, documenten en overige gegevens mee.
2. Maak de data AVG-proof. Verwijder bijvoorbeeld dubbele bestanden of lokale kopieën en bepaal vervolgens wat wel en wat niet overgezet dient te worden.
3. Kies één centrale opslag en structuur voor alle data. Dit gebeurt automatisch bij het gebruiken van moderne verzuimsoftware, zodat datalekken voorkomen worden.
4. Importeer de data. Veel verzuimsoftwareprogramma’s ondersteunen het verwerken van Excel-bestanden. Zo kun je bestaande informatie snel uploaden.
5. Betrek het team bij de overstap. Leg de overstap en de voordelen van verzuimsoftware uit. Geef instructies over het nieuwe systeem.
6. Stel automatische meldingen, rollen en processen in. Hierdoor werkt iedereen op dezelfde manier binnen de verzuimsoftware.
7. Evalueer en optimaliseer. Wellicht zijn er nog aanpassingen nodig of zijn er extra instellingen gewenst.

Efficiënter en veiliger werken met verzuimsoftware

De risico’s van Excel (fouten, onveiligheid, versnippering en beperkte samenwerking) worden snel groter naarmate jouw caseload groeit. Verzuimsoftware daarentegen biedt niet alleen een veiligere en AVG-proof manier van werken, maar ook meer inzicht, structuur en tijdwinst. Verzuimsoftware ondersteunt dus waar nodig, maar wordt vanzelfsprekend niet leidend. Jij houdt als loopbaanprofessional de regie in het proces.

Vrijblijvend advies gewenst over de overstap van Excel naar verzuimsoftware? Dan kun je altijd terecht bij onze experts van Rapasso. Neem gerust contact met ons op.