Verzuimregistratie software: De basis van re-integratiebegeleiding

Verzuimregistratie klinkt misschien eenvoudig: iemand meldt zich ziek en je registreert dat in een systeem. Maar in de praktijk gaat er veel mis. Gegevens raken verspreid, acties blijven liggen en deadlines uit de Wet verbetering poortwachter worden vaak gemist. Zonder goede verzuimregistratie software die je helpt naar een effectieve verzuimbegeleiding, verlies je dan ook snel overzicht. Met verzuimregistratie software breng je makkelijker structuur aan in het verzuimtraject en creëer je een sterke basis voor re-integratiebegeleiding.

Waarom is grip op ziekteverzuim zo belangrijk?

Verzuim registreren klinkt gemakkelijk, maar in de praktijk schuilen er toch een aantal valkuilen achter de verzuimregistratie. Gegevens raken bijvoorbeeld snel verspreid, acties worden vergeten en deadlines uit de Wet verbetering poortwachter worden vaak gemist. Dit kan niet alleen tot hogere verzuimkosten leiden, maar ook tot problemen met het UWV. Daar komt nog bij dat er meerdere partijen betrokken zijn bij een verzuimproces. HR, de leidinggevenden, arbodiensten, casemanagers en natuurlijk de cliënt zelf. En waar veel partijen verantwoordelijkheden hebben, kunnen ook sneller misverstanden ontstaan. Een gestructureerde aanpak om grip te krijgen op ziekteverzuim is daarom enorm belangrijk.

Van verzuimregistratie naar verzuimbegeleiding

Veel organisaties werken met een verzuimapplicatie, zoals BlueVi, Xpert Suite, SAP of Nmbrs. Deze verzuimregistratie software is vooral bedoeld om ziekmeldingen, herstelmeldingen en verzuimgegevens vast te leggen. Ze bieden daarmee een waardevolle basis voor het registreren van ziekteverzuim. Maar alleen verzuimregistratie met ziekteverzuim software is niet voldoende. Na het verzuim registreren begint het echte werk: De begeleiding van de cliënt – terug naar werk. En dit traject vraagt om een systeem dat meer doet dan registreren. Een begeleidingssysteem biedt hierin uitkomst. Een dergelijk systeem, zoals Rapasso, ondersteunt de acties, afspraken en communicatie in het hele re-integratieproces. Het zorgt ervoor dat begeleiders weten welke stappen er volgen, dat deadlines worden bewaakt en dat cliënten tijdige en passende ondersteuning krijgen. Zo ontstaat er niet alleen grip op het verzuim, maar ook op de kwaliteit van de begeleiding.

De voordelen van ziekteverzuim software

Het inzetten van de juiste verzuimapplicatie in combinatie met passende begeleidingssoftware leidt tot een krachtig geheel. De voordelen van beide systemen in één organisatie zijn dan ook duidelijk.

• Tijdsbesparing dankzij minder handmatige administratie en automatische gegevensuitwisseling tussen systemen.
• Complete dossiers waarin alle verzuim- en begeleidingsinformatie centraal wordt vastgelegd.
• Betere samenwerking doordat HR, leidinggevenden, begeleiders en cliënten werken vanuit dezelfde actuele gegevens.
• Meer grip en inzicht door duidelijke rapportages en een overzicht van alle trajecten.
• Continuïteit in begeleiding, ook bij overdracht tussen professionals of afdelingen.

Verzuim registreren en wetgeving: Altijd compliant werken

Ziekteverzuim brengt verplichtingen met zich mee. De Wet verbetering poortwachter schrijft nauwkeurig voor welke stappen organisatie en werknemer (cliënt) moeten zetten voor een succesvolle re-integratie. Denk aan het tijdig opstellen van een plan van aanpak of het bijhouden van een re-integratiedossier. Door verzuimregistratie software en begeleidingssoftware te koppelen via een veilige SIVI-koppeling, worden gegevens automatisch en AVG-proof uitgewisseld tussen systemen. Zonder compleet systeem voor re-integratie loop je niet alleen kans op fouten en boetes, maar ook op datalekken en klachten van cliënten.

Betere samenwerking en communicatie in verzuimtrajecten

Ziekteverzuim raakt meerdere partijen: HR, leidinggevenden, arbodiensten en loopbaanbegeleiders. Als iedereen eigen bestanden en communicatiekanalen gebruikt, ontstaat er snel verwarring of dubbel werk. Een begeleidingssysteem zorgt ervoor dat alle betrokkenen toegang hebben tot dezelfde actuele informatie. Geen losse Excelbestanden meer, maar één centraal dossier. Dit maakt de trajecten transparanter en efficiënter. De voordelen zijn dan ook duidelijk. Werkgevers en begeleiders profiteren van snelle opvolging, minder risico’s en een beter inzicht in de kosten. De cliënten profiteren ook van de software, maar dan in de vorm van duidelijkheid en inzichtelijke afspraken.

Hoe Rapasso helpt grip te houden op verzuim

Rapasso is een begeleidingssysteem dat naadloos aansluit op bestaande verzuimregistratiesystemen zoals BlueVi, Xpert Suite, SAP of Nmbrs. Dankzij de SIVI-koppeling worden verzuimgegevens automatisch overgezet van het registratiesysteem naar Rapasso. Vanuit daar kan vervolgens het begeleidingstraject direct worden gestart. Ook zonder externe verzuimregistratie kun je binnen Rapasso zelf ziekmeldingen en herstelmeldingen vastleggen. Zo pas je het systeem flexibel aan op de werkwijze van jouw organisatie. Wil jij ervaren hoe Rapasso jouw organisatie kan helpen om grip te krijgen op verzuim? Vraag dan een vrijblijvende demo aan van het cliëntvolgsysteem.