Waarom is het belangrijk om werkafspraken vast te leggen?

Werkafspraken vormen een leidraad door de organisatie. Zeker bij organisaties die veel op projectbasis werken, is het belangrijk dat de afspraken door iedereen worden erkend en nageleefd. Maar om dit te realiseren, moeten de werkafspraken natuurlijk wel eerst worden vastgelegd. Welke voordelen dit heeft voor jouw organisatie en hoe je werkafspraken het beste vast kunt leggen? We leggen het allemaal uit!

Wat zijn werkafspraken?

Waar veel mensen werkzaam zijn, bestaan ook vele eigen inzichten, voorkeuren en handelingen. En ondanks dat het goed is dat ieder zijn persoonlijke ideeën uit kan werken, kan dit natuurlijk ook voor onduidelijkheid binnen de organisatie zorgen. Werkafspraken kunnen hierin de rust weer terugbrengen, richtlijnen bieden en een betere communicatie bevorderen. Werkafspraken zijn namelijk specifieke afspraken die worden gemaakt tussen de verschillende werknemers (en natuurlijk het management). Onder andere omtrent taken, verantwoordelijkheden, werktijden en gedrag op de werkvloer kun je werkafspraken vastleggen. Werkafspraken maken kan er voor iedere organisatie anders uitzien. Desondanks is het doel van werkafspraken vastleggen altijd hetzelfde: meer discipline, efficiëntie, duidelijkheid en positiviteit in management en organisatie.

Voorbeelden van werkafspraken

Werkafspraken kunnen door de gehele organisatie worden gehandhaafd. Het thema van de afspraak kan dan ook van alles zijn. We helpen je bij het krijgen van een beter beeld hierbij, door van verschillende typen werkafspraken voorbeelden te geven:

• Om een consistenter werkritme te creëren kun je werkafspraken vastleggen die dieper ingaan op de werktijden en de pauzes. Dit helpt ook direct bij het verhogen van de productiviteit, omdat er regelmaat wordt gecreëerd.
• Managementinformatie overzichtelijk communiceren doe je door werkafspraken te maken, met betrekking tot communicatiekanalen en -frequentie. Hierdoor wordt de communicatie effectief en helder.
• Procedures die door iedereen hetzelfde worden aangevlogen, zijn bij uitval eenvoudiger over te nemen door collega’s en bieden meer inzicht in de geboekte vooruitgang. Werkafspraken maken kan op die manier ook bij bijvoorbeeld het opstellen van een cliëntdossier erg handig zijn .
• Om duidelijkheid te scheppen over ieders verantwoordelijkheden en taken kunnen ook werkafspraken gemaakt worden. Hierdoor zal er meer verantwoording ontstaan en blijft iedereen nauw betrokken bij de ‘eigen’ aspecten van het werk.

Waarom zijn werkafspraken belangrijk?

Werkafspraken zijn met name belangrijk, omdat ze structuur en duidelijkheid bieden binnen een organisatie. Ze helpen conflicten te voorkomen door ieders verwachtingen duidelijk te kaderen. Dit geldt dus zowel voor werkgevers als voor werknemers. Door afspraken te maken over zaken als werktijden, verantwoordelijkheden, taken en gedragsnormen, zal de gehele organisatie efficiënter en productiever te werk kunnen gaan. Ook voor het bevorderen van een werkcultuur waarin iedereen zich als gelijken voelt, is werkafspraken maken een goed idee. Bovendien bieden de werkafspraken een basis voor evaluatie en feedback, waardoor prestaties gemakkelijker kunnen worden beoordeeld en verbeterd. Win-win dus!

Hoe houd je bij of iemand zich aan de werkafspraken houdt?

Allereerst is het van groot belang dat iedereen het doel van de werkafspraken begrijpt en voor ogen heeft. Vervolgens is het natuurlijk fijn om te weten of de werkafspraken daadwerkelijk worden nageleefd. Om dit bij te houden, kun je software inzetten die de activiteiten en rapportages overzichtelijk weergeeft. Deze software kun je koppelen aan individuen, om te controleren of iemand voldoende op de hoogte is van de werkafspraken of dat iemand wellicht nog extra uitleg nodig heeft. Natuurlijk kun je ook met regelmaat observeren vanaf de werkvloer, feedback ophalen en aanbieden en rapportages opvragen (vanuit de data in het managementsysteem). Zowel online als offline zijn er dus voldoende mogelijkheden om de werkafspraken te monitoren en eventuele benodigde aanpassingen te ontdekken.

Maak werkafspraken inzichtelijk met Rapasso

We lieten het woord ‘software’ hierboven al even vallen. Het inzichtelijk maken van werkafspraken, gaat dan ook hand in hand met de juiste managementsystemen. Met een online platform als Rapasso, kun je relevante werkafspraken vastleggen in actielijsten. Op die manier voert iedereen dezelfde taken uit op het juiste moment. Coaches kunnen met trajecten de voortgang van de lopende trajecten bijhouden, eventuele afwijkingen kenbaar maken en eenvoudig evalueren. Aan het einde van de rit kunnen ook rapportages snel en gemakkelijk volgens de juiste richtlijnen worden opgesteld. De transparantie omtrent de werkafspraken wordt zo verhoogd, terwijl de communicatie en de naleving van afspraken ook nog eens verbetert. Ook benieuwd hoe Rapasso een rode draad in jouw organisatie kan creëren? We laten je middels een demo graag zien wat de vele mogelijkheden zijn!