Kost verzuimadministratie te veel tijd? Zo los je het op.

Als verzuimcoach herken je het vast: Je wilt zoveel mogelijk tijd besteden aan mensen ondersteunen en vooruit helpen, maar in de praktijk gaat een groot deel van de tijd al op aan de verzuimadministratie. Versnipperde documenten, zoekgeraakte Excel-bestanden, dubbele invoer, verschillende systemen en een gebrek aan overzicht zorgen niet alleen voor frustratie, maar ook voor onnodig tijdverlies. Gelukkig kun je er zelf veel aan doen om de benodigde tijd voor verzuimadministratie te verminderen. Wij delen onze zeven favoriete administratie tips!

Wat is verzuimadministratie?

Verzuimadministratie is het proces waarin je alle informatie rondom een ziekmelding verzamelt, vastlegt en opvolgt. Denk aan gespreksverslagen, documenten, taken, deadlines, correspondentie met werkgever en werknemer en de voortgang van het herstel. Het doel van een verzuimadministratie systeem is dat er structuur en compleetheid ontstaat, terwijl de wettelijke kaders worden gevolgd. Echter kan het verzuimadministratie systeem vaak beter worden ingericht en gebruikt, zodat efficiënter werken mogelijk wordt. Hieronder geven we daarom zeven administratie tips weg voor jouw organisatie.

Tip 1: Centraliseer informatie in één digitaal dossier

In veel organisaties wordt nog gewerkt met losse Word-documenten of Excel-bestanden. Dit lijkt in eerste instantie overzichtelijk, totdat je opeens lang aan het zoeken bent naar het juiste bestand of de juiste versie ervan. Zonde van de tijd! Door alle informatie te centraliseren in één digitaal dossier, voorkom je zoekwerk en fouten. Verslagen, taken, documenten en communicatie… Alles is terug te vinden op dezelfde plek. Dit levert direct tijd op en vermindert de druk op de verzuimadministratie.

Tip 2: Digitaliseer je administratie

Wanneer de verzuimadministratie nog grotendeels handmatig wordt verwerkt, groeit de kans op fouten en kost iedere actie onnodig veel tijd. Digitale administratie helpt bij het vervangen van die tijdrovende en handmatige acties en zorgt meteen voor automatische back-ups, een veilige opslag en een beter beheer. Met een digitale administratie creëer je een basis die later gebruikt kan worden voor automatisering. En dat is waar echte tijdswinst gaat ontstaan!

Tip 3: Gebruik software die het verzuimproces ondersteunt

Niet alle software is geschikt voor digitale administratie rondom het verzuimproces. Maar er bestaat software die wél speciaal gemaakt is voor verzuimcoaches. Een verzuimadministratie systeem haalt veel werk uit handen. Denk hierbij aan software die het volgende aanbiedt:

• Automatische meldingen bij deadlines of verplichte stappen in het proces.
• Takenlijsten die je helpen prioriteren.
• Workflow die past bij de Wet verbetering poortwachter.
• Centraliseren van dossiers, contactmomenten en documenten.

Tip 4: Automatiseer terugkerende handelingen

Veel stappen, documenten en communicatiehandelingen kennen een vaste basis. Een basis die je eenvoudig kunt automatiseren om tijd te besparen. Een digitale administratie biedt je de mogelijkheid om gebruik te maken van workflows, sjablonen en geautomatiseerde e-mails. Zo valt er veel standaardwerk weg uit de benodigde acties en beperk je ook nog eens handmatig werk en fouten. Dit allemaal terwijl de kwaliteit van de communicatie constant blijft.

Tip 5: Maak na elk gesprek direct notities

Na een lange dag de notities nog moeten verwerken in een digitaal dossier – het is bijna niet te doen. Details uit het gesprek zijn moeilijk te herinneren of je bent hetzelfde twee keer aan het noteren, van handgeschreven naar digitaal. Efficiënter werken begint daarom bij het maken van notities na elk gesprek. Leg de informatie meteen vast en voorkom herstelwerk of dubbele administratie. Als je dit goed wilt doen, hanteer je bij iedere afspraak dezelfde structuur. Bijvoorbeeld:

1. Doel van het gesprek
2. Wat is besproken?
3. Welke afspraken zijn gemaakt?
4. Wat is de vervolgstap?

In goede verzuimsoftware kun je deze gespreksnotities meteen plaatsen bij het juiste dossier. Zo blijft alles overzichtelijk en traceerbaar.

Tip 6: Gebruik taken- en actiebeheer om niks te vergeten

Slimme actielijsten geven je een duidelijk beeld belangrijke momenten, acties en deadlines. Hiermee voorkom je dat belangrijke acties blijven liggen of dat je op het laatste moment nog verzuimadministratie moet inhalen. Met een goed overzicht werk je rustiger, efficiënter en met meer focus. De juiste software voor verzuimprocessen zal gericht zijn op deze vorm van ondersteuning.

Tip 7: Koppel systemen om dubbele invoer te voorkomen

Dubbele invoer is één van de grootste tijdverspillers in de verzuimadministratie. Je vult dezelfde gegevens in verschillende systemen in of stuurt informatie heen en weer, terwijl het niet nodig is. Door systemen te koppelen (bijvoorbeeld HR-software, Outlook en verzuimsoftware) verplaatst informatie automatisch tussen systemen. Dat scheelt handmatig invoerwerk én verkleint de kans op fouten. Zeker bij grotere organisaties of meerdere casemanagers levert dit enorme tijdwinst op.

Hoe Rapasso helpt administratielast te verminderen

De administratie tips hierboven gaan je helpen om slimmer aan verzuimadministratie te werken en veel tijd te besparen. Rapasso ondersteunt dit volledige proces, door alle onderdelen te combineren in ons cliëntvolgsysteem. Denk aan een centraal digitaal dossier, automatische workflows, slim takenbeheer, veel mogelijke koppelingen en duidelijke rapportages. Efficiënter werken en jouw verzuimadministratie optimaal inrichten wordt heel eenvoudig met Rapasso. Is het binnen jouw organisatie ook tijd voor verandering? Plan een vrijblijvende demo!