Amsterdam UMC richt zich op behoud van collega’s

De druk op de zorg stijgt en zorgt voor veel tekorten. Amsterdam UMC heeft daarom het doel dat iedere medewerker goed in zijn vel zit. Amsterdam UMC is een academisch ziekenhuis. Met zowel een decentrale als centrale HR-adviseurs werken ze aan loopbaanbegeleiding. Hierbij kijken ze naar verschillende aspecten.

De organisatie Amsterdam UMC

Amsterdam UMC is een academisch ziekenhuis met patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en het besturen van het eigen opleidingsinstituut als kerntaken. Met zowel decentrale als centrale HR-adviseurs wordt er gewerkt aan leiderschapsontwikkeling, doorstroom, werving & selectie en natuurlijk; loopbaanbegeleiding. Het is een organisatie met maar liefst 17.000 medewerkers. Ieder jaar hebben zo’n 300 tot 350 medewerkers contact met loopbaanbegeleiding. Het team loopbaanontwikkeling helpt hierbij door ze te begeleiden naar werk wat bij hen past. Dat kan zijn in een volgende functie maar zo’n 25% blijft in de huidige baan met vernieuwde motivatie en inspiratie. Het team doet ook de begeleiding van arbeidsongeschikte collega’s die niet meer terug kunnen in hun huidig werk. Ze kijken hierbij naar verschillende aspecten: Wat zijn de mogelijkheden en/of beperkingen van de medewerker en welke belastbaarheid is passend. Welke mogelijkheden zijn er intern of is het voor de kandidaat beter om zijn of haar loopbaan buiten Amsterdam UMC voort te zetten

De uitdagingen van Amsterdam UMC

Van verpleegkundigen tot laboranten; de enorme tekorten zijn een feit. Daarom richt de organisatie zich op het behoud van collega’s. Zorgen dat iedereen goed in zijn vel zit en op de juiste plek binnen de organisatie aan het werk is.

Hoe is Amsterdam UMC bij Rapasso terecht gekomen?

Voor de dienstverlening van team loopbaanontwikkeling is het van belang dat er veilig en vertrouwd wordt omgegaan met gegevens van medewerkers. Daarnaast was er de wens om te rapporteren over de geleverde diensten en inspanningen. Eerst was dit intern georganiseerd, maar de afhankelijkheid van de maker daarvan was te groot en daarmee was het kwetsbaar. Rapasso bood daarin uitkomst. Voorheen was Amsterdam UMC, VU Medisch Centrum en AMC. In 2018 gingen deze 2 ziekenhuizen verder samen als Amsterdam UMC. De relatie die de het VU Medisch Centrum met het AMC had leidde uiteindelijk naar Rapasso. Het AMC werkte namelijk al met dit systeem. Het balletje ging rollen en de mogelijkheden van Rapasso werden ontdekt;

• gegevens van trajecten vastleggen
• begeleiding registreren
• dossiers opbouwen
• documenten op één plek opslaan
• gemakkelijk gegevens inzien

Dit wekte de interesse van de organisatie. Maar ook het stukje managementinformatie was erg belangrijk. Communiceren met de cliënten via het Cliëntportal en met één druk op de knop managementinformatie verzamelen – dat was de basis van de keuze.

Het starten en gebruiken van Rapasso bij Amsterdam UMC

De trainingen die Rapasso biedt heeft de organisatie goed op weg geholpen. De koppeling met Zoho werd gemaakt voor het inrichten van de managementinformatie. Er is veel mogelijk. Wanneer iets nog niet ingericht kon worden, dacht Rapasso mee over een oplossing. De organisatie is blij met hoe het functioneert en collega’s kunnen er over het algemeen prima mee aan de slag. Het cliëntvolgsysteem wordt nu gecombineerd met oude gewoonten en werkwijzen en dat bevalt goed. Zonder Rapasso was voldoen aan de AVG-wetgeving een probleem geweest en zou het overdragen van trajecten veel lastiger zijn. Alle betrokkenen kunnen nu zelf de juiste informatie uit het systeem halen, wat veel mondelinge overdracht scheelt.

“Rapasso biedt één plek waar je alles kunt vinden wat je voor je werk nodig hebt.”

Managementinformatie creëren scheelt daarnaast ontzettend veel tijd; kwartaalrapportages maken duurt nu 1 uur in plaats van 3! Inlezen van de aanmeldingen is nog wel een grote wens; daar wordt nu samen aan gewerkt. Als laatste zijn de locatieonafhankelijkheid en de mogelijkheid om contact te leggen via het systeem enorme pluspunten.

Het onderlinge contact tussen Rapasso en Amsterdam UMC

Sinds de implementatie redt de organisatie zichzelf steeds beter, maar Rapasso staat uiteraard altijd voor hen klaar. Amsterdam UMC geeft aan dat een jaarlijks, persoonlijk gesprek tussen beide partijen toch nog wel op het wensenlijstje staat om de ontwikkelingen te bespreken. En dit neemt Rapasso graag mee.

“Open staan voor suggesties en mee willen denken; dat blijft de kracht van Rapasso.”

Een uitspraak waar Rapasso erg blij mee is. We bedanken Amsterdam UMC dan ook hartelijk voor de openheid, de eerlijke feedback en de fijne samenwerking.