Van Excel naar realtime dashboard: Zo krijg je écht grip op je managementinformatie

Veel loopbaanprofessionals en -organisaties vertrouwen nog steeds op Excel om hun managementinformatie te verzamelen en analyseren. Begrijpelijk, want een overzicht maken in Excel was jarenlang de standaard. Toch kent het beheren van dit soort belangrijke informatie in Excel duidelijke beperkingen. Wil je écht grip krijgen op de ontwikkeling van cliënten, dan is er meer nodig. Een realtime dashboard is hiervoor de oplossing en biedt overzicht, snelheid en betrouwbaarheid – zeker als je gebruikmaakt van de juiste BI-tool en koppelingen met je bestaande systemen.

Waarom Excel niet meer volstaat voor managementinformatie

Excel is dan misschien eenvoudig, maar een dashboard maken in Excel is niet meer voldoende om de moderne managementinformatie correct te verzamelen en analyseren. Het voelt als een snelle oplossing, maar uiteindelijk draagt het niet bij aan het datagedreven werken waar de moderne organisatie naar streeft. Zo kost het bijwerken van rapportages over cliënten, trajecten of resultaten bijvoorbeeld veel tijd en kan een rapportage al snel onbetrouwbaar worden als er sprake is van een verkeerde formule of verkeerd verschoven cel. Daarnaast is Excel een programma dat vaak losstaat van andere systemen, waardoor gegevens uit CRM’s, cliëntvolgsystemen of financiële pakketten telkens opnieuw geïmporteerd moeten worden. Wil je complexe data, zoals doorstroompercentages of trends in begeleiding, echt overzichtelijk presenteren? Ook dan is Excel niet toereikend. Maar wat voor managementinformatie echt een probleem oplevert, is het feit dat de bestanden altijd verouderd zijn. Het zijn momentopnames, waardoor je als loopbaanprofessional geen gebruik kunt maken van realtime informatie.

Wat zijn realtime dashboards?

Een realtime dashboard is een digitaal overzicht waarin gegevens uit verschillende bronnen automatisch samenkomen en direct worden bijgewerkt. Denk hierbij aan data als het aantal nieuwe cliënten, duur van trajecten, succespercentages of caseload. Zodra de opgenomen data verandert, zie je dat ook meteen in het dashboard terug. Het grote verschil tussen een realtime dashboard en Excel, is dus dat je niet zelf handmatig data hoeft te verzamelen of aan te passen. Het realtime dashboard haalt de informatie rechtstreeks uit jouw systemen, waardoor het overzicht altijd actueel is. Onder andere systemen als een cliëntvolgsysteem, CRM-systeem of software voor administratie kunnen als bron worden gezien. Zo maak je onderbouwde beslissingen op ieder moment van de dag.

Welke dashboards zijn er?

Een realtime dashboard kan voor verschillende cliënten, loopbaanprofessionals of doelen worden gehanteerd. Er bestaan dan ook meerdere soorten dashboards. Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om verschillende soorten realtime dashboards te combineren in de organisatie, zodat iedereen altijd de juiste informatie heeft om processen en werkwijzen bij te kunnen sturen.

• Strategische dashboards – Voor directie en management. Dit type realtime dashboard heeft een focus op de lange termijn en op de KPI’s die richting geven aan trajecten, zoals uitstroompercentages of tevredenheidsscores.
• Tactische dashboards – Voor afdelingshoofden en teamleiders. Deze dashboards geven inzicht in doorlooptijden van trajecten, de voortgang van cliënten en prestaties van teams.
• Operationele dashboards – Voor dagelijks gebruik door loopbaanprofessionals. Onder andere actuele klantvragen, openstaande acties of lopende trajecten kunnen hierin worden bijgehouden.
• Analytische dashboards – Voor verdieping en trendanalyse. Deze dashboards zijn geschikt voor professionals die patronen en verbanden willen ontdekken, zoals trends in arbeidsmarktdata of effectiviteit van begeleiding.

Wat is een goed dashboard?

Met een dashboard managementinformatie beheren kan extreem effectief zijn – als er een kwalitatief goed dashboard wordt gebruikt. Een goed managementinformatie dashboard voldoet aan een aantal kenmerken. Voor loopbaanprofessionals betekent dit dat het dashboard overzichtelijk moet zijn en alleen die informatie toont die écht relevant is. Bijvoorbeeld de voortgang van cliënten, uitstroompercentages of bezettingsgraad. Daarnaast dienen grafieken en tabellen ingewikkelde data begrijpelijk weer te kunnen geven en moet het dashboard bovenal gebruiksvriendelijk zijn. Dit houdt in; toegankelijk voor alle medewerkers, zonder dat er moeilijke handelingen uitgevoerd hoeven te worden. Als laatste haalt een goed dashboard altijd realtime informatie op, zonder dat je de data handmatig ververst. Bij Rapasso gaan we nog een stapje verder en zorgen we er graag voor dat er koppelingen met krachtige BI-tools gemaakt kunnen worden.

De voordelen van een realtime dashboard

Richt je een realtime dashboard optimaal in, dan heb je hier als loopbaanprofessional op verschillende manieren profijt van. Een aantal voorbeelden zijn:

• Snelle en op data gebaseerde beslissingen – Je beschikt altijd over actuele informatie, waardoor je sneller kunt bijsturen in trajecten of beleidskeuzes.
• Fouten worden drastisch verminderd – Er zijn geen handmatige berekeningen meer nodig, waarin fouten kunnen ontstaan. Data komt rechtstreeks uit de bron.
• Tijdsbesparing en nog meer tijdsbesparing – Je bent geen uren meer kwijt aan rapportages bouwen of spreadsheets controleren. Deze tijd kun je vervolgens weer wél besteden aan cliënten en begeleiding.
• Betere samenwerking – Iedereen werkt met dezelfde actuele cijfers. Er ontstaan dus geen discussies meer over ‘welke versie klopt’ en de hele organisatie beschikt over dezelfde input.
• Meer inzicht – Visualisaties maken trends zichtbaar die je in Excel misschien over het hoofd zou zien.
• Toekomstbestendig – Dashboards groeien mee met de organisatie en passen zich eenvoudig aan veranderende informatiebehoeften aan.

Power BI en Zoho Analytics: Slimme keuzes naast Excel

Voor loopbaanorganisaties die de overstap willen maken naar realtime dashboards, adviseren we bij Rapasso twee toegankelijke BI-tools: Microsoft Power BI en Zoho Analytics. Power BI staat bekend om de gebruiksvriendelijkheid en de naadloze integratie met andere Microsoft programma’s. Power BI is hierdoor ideaal voor organisaties die al werken met Office 365. De Power BI vs Excel kwestie is dus erg simpel – Waar Power BI staat voor moderniteit en integratie, blijft Excel een op zichzelf staand systeem met beperkte mogelijkheden. Ook Zoho Analytics is één van onze aanraders. Het is een flexibel en Cloud-gebaseerd systeem, dat je eenvoudig kunt koppelen aan andere systemen. Beide tools zijn krachtiger dan Excel, omdat ze automatisch data verzamelen uit verschillende bronnen, deze realtime verwerken en visueel overzichtelijk presenteren. Bovendien integreren ze eenvoudig met Rapasso, waardoor je cliënt- en trajectgegevens veilig en efficiënt kunt verwerken.

Hoe Rapasso jou grip geeft op managementinformatie

Rapasso is meer dan alleen een cliëntvolgsysteem. We zorgen ervoor dat jouw managementinformatie veilig en slim beschikbaar is in jouw BI-tool. Onze koppelingen met BI tools maakt het mogelijk om jouw data realtime om te zetten in visuele overzichten en analyses. Daarnaast kun je bij Rapasso altijd terecht voor ondersteuning op maat – van dashboards inrichten tot het trainen van medewerkers die met het systeem werken. Ervaren hoe dit in de praktijk werkt? Vraag een gratis demo aan!