Efficiënt rapporteren met rapportage software: Voorkom dubbel werk in Word en Excel

Terwijl de druk om snel en foutloos te rapporteren steeds groter wordt, blijven veel organisaties hangen in verouderde werkwijzen. Managementrapportage en verzuimrapportage vindt nog steeds vaak in zowel Word als Excel plaats, wat voor veel frustratie en dubbel werk zorgt. Met de koppeling tussen rapportage software en Rapasso hoeft dat niet meer. Door alles centraal te verzamelen en automatisch om te zetten in overzichtelijke rapporten, bespaar je tijd en verminder je fouten. Zo houd je meer ruimte over voor wat écht belangrijk is: Echt aandacht voor begeleiding. Hoe dat werkt, leggen we uit in deze blog.

Wat is rapportage software?

Rapportage software is een slimme oplossing, die gegevens automatisch omzet in overzichtelijke rapporten. Zo’n rapportagesysteem haalt de data direct op uit jouw cliëntvolgsysteem of andere databronnen. Je hoeft dus niet langer losse documenten in Excel of Word bij te houden. Alles wordt centraal bijgehouden in de rapportage software en direct vertaald naar rapporten die je kunt gebruiken. Zelf knippen en plakken uit verschillende systemen is hiermee verleden tijd. Met rapportage software heb je direct inzicht in bedrijfsprestaties.

Waarom rapporteren in Word en Excel niet meer werkt

Word en Excel zijn handige tools, maar ze zijn niet gemaakt voor het creëren van structurele rapportages. Als je de tools toch probeert in te zetten als rapportagesysteem, loop je vaak tegen de volgende problemen aan:

• Dubbel werk: Gegevens moeten telkens handmatig worden ingevoerd of gekopieerd.
• Foutgevoeligheid: Eén verkeerde formule of één verkeerd geplakt cijfer kan een heel rapport onderuit halen.
• Tijdrovend: Iedere rapportage kost veel uren, terwijl dit sneller en eenvoudiger kan.
• Niet overzichtelijk: Verschillende versies van bestanden maken het lastig om het juiste overzicht te vinden.
• Niet real-time: Zodra data verandert, moet het rapport opnieuw bijgewerkt worden.

Met rapportage software loop je niet meer tegen deze frustraties aan. De software maakt managementinformatie helder en duidelijk visueel. Op die manier werk je altijd met actuele informatie en niet met verouderde versies van documenten.

Managementrapportages sneller en foutloos maken

Voor managers zijn rapportages onmisbaar om beslissingen te nemen en beleid bij te sturen. Maar het opstellen ervan is vaak een tijdrovend proces. Rapportage software neemt dit werk uit handen. Met een paar klikken kun je een managementrapportage maken waarin alle relevante gegevens opgenomen zijn in een helder overzicht. Omdat de software de data rechtstreeks uit een gekoppeld systeem haalt (zoals een cliëntvolgsysteem), zijn fouten uitgesloten. Bovendien kun je rapportages eenvoudig herhalen of aanpassen, zonder steeds opnieuw te beginnen.

Verzuimrapportage en rapportages voor klanten

Werkgevers, opdrachtgevers en instanties als het UWV vragen steeds vaker om specifieke rapportages. Rapporteren is dus meer dan enkel een interne activiteit. Rapasso is zo ingericht dat je automatisch voldoet aan de eisen van de ontvanger van je rapportages. Met één klik genereer je dossier- en managementrapportages. Denk bijvoorbeeld aan een verzuimrapportage die aansluit bij de eisen van het UWV, of een overzicht voor werkgevers waarin de voortgang van een re-integratie helder wordt weergegeven. Wil je uitgebreidere analyses en rapportages die inzicht geven in bedrijfsprestaties? Dan koppel je Rapasso eenvoudig aan een BI-tool. Zelfs voor klachtgerichte rapportages kan het rapportagesysteem op deze manier worden ingezet, zodat een klant snel inzicht kan verkrijgen in een situatie. Dit allemaal zonder dat je handmatig een rapport hoeft op te stellen. Dit laat niet alleen zien dat jij grip hebt op jouw data, maar je voldoet ook altijd aan de eisen van alle betrokken partijen.

Hoe schrijf je een goede rapportage?

Het ideale managementrapportage voorbeeld voldoet aan drie eisen: Het is compleet, overzichtelijk en foutloos. Welke onderdelen er nodig zijn om aan die drie eisen te voldoen, hangt af van het onderwerp en/of de doelgroep van de rapportage. Als we het dan hebben over dat ideale managementrapportage voorbeeld, houd je het volgende in je achterhoofd:

• Compleet: Alle relevante gegevens moeten aanwezig zijn, zodat de lezer een volledig beeld krijgt.
• Overzichtelijk: Structuur en helderheid zorgen ervoor dat de boodschap snel overkomt.
• Foutloos: Een klein foutje kan grote gevolgen hebben voor de interpretatie van het rapport.

Met rapportage software heb je deze drie punten meteen geborgd. Omdat de data automatisch uit het systeem komt en rapportages consistent worden opgebouwd, hoef je je geen zorgen te maken over ontbrekende onderdelen of slordige fouten.

Efficiënt rapporteren zonder dubbel werk? Dat doe je met Rapasso!

Of het nu gaat om interne managementrapportages, verzuimrapportages of klantgerichte overzichten: Met de combinatie van Rapasso en BI-tools maak je rapporteren efficiënt, foutloos en snel. Rapasso staat voor tijdswinst, minder fouten en meer tijd voor waar het echt om draait – aandacht voor begeleiding.

Ook efficiënter rapporteren zonder gedoe in Word of Excel? Vraag dan vrijblijvend een demo van onze software aan en ontdek zelf hoe het nieuwe rapporteren eruit kan zien.