De 5 meest gemaakte fouten bij verzuim registreren (en hoe software dit voorkomt)

Verzuim registreren wordt nog vaak als een eenvoudige taak gezien. Gewoon bijhouden wie er ziek is, voor hoe lang en wanneer iemand weer terug op de werkvloer is, toch? In de praktijk blijkt het een stuk moeilijker te zijn en kan een kleine fout al leiden tot verkeerde analyses, onnodig hoge kosten of zelfs juridische risico’s. In deze blog lees je welke vijf fouten van verzuim registreren het vaakst voorkomen in de praktijk en hoe software je kan helpen om deze fouten te omzeilen.

Wat is verzuimregistratie?

Verzuim registreren omvat het volledige proces waarin organisaties het ziekteverzuim van medewerkers vastleggen, volgen en analyseren. Het doel van verzuim registreren is niet direct om het verzuim administratief bij te houden, maar vooral ook om inzicht te krijgen in specifieke patronen, verzuimoorzaken en re-integratieprocessen. Een goede verzuimregistratie helpt organisaties om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, terwijl het tegelijkertijd een solide basis biedt voor een preventief verzuimbeleid. Verzuimregistratie software biedt hierbij een ondersteunende rol. Denk aan het automatiseren van terugkerende taken, het opvolgen van verzuimregels en situaties in kaart brengen. Verzuim registreren kost hierdoor minder tijd en de kans op fouten wordt ook meteen kleiner.

Fout 1: Verzuim onvolledig of te laat registreren

Bij verzuim registreren is er één fout die nog erg vaak voorkomt: Het te laat of onvolledig vastleggen van het verzuim. Ziekmeldingen worden pas na enkele dagen ingevoerd of belangrijke details, zoals de verwachte duur van het verzuim of vervolgafspraken, missen. Het gevolg is dat de onvolledige data leiden tot onjuiste conclusies en besluiten. Ook wordt de kans groter dat er wettelijke deadlines worden gemist, waaronder die van de Wet verbetering poortwachter. Wil je dit vermijden? Dan zet je moderne systemen in, zodat je gebruik kunt maken van automatische meldingen, herinneringen en actielijsten. Wanneer een werknemer zich ziekmeldt, volgt het systeem automatisch de juiste stappen en deadlines. Zo blijft het proces actueel en volledig, zonder dat iemand handmatig alles hoeft bij te houden.

Fout 2: Geen uniform proces binnen het team

De ene manager noteert verzuim in een Excel-bestand, de tweede mailt HR en weer een ander houdt het bij in een eigen systeem. Het klinkt heel onhandig en dat is het ook! Toch gebeurt het in de praktijk nog vaak dat verzuim registeren op deze manier wordt gedaan. Het probleem is dat het leidt tot inconsistentie, miscommunicatie en fouten. Ook data vergelijken of betrouwbare managementrapporten maken wordt moeilijk als iedereen een eigen manier van verzuim registreren heeft. Laat daarom iedereen met dezelfde software werken en creëer zo een uniform proces en een centrale worklfow. Doordat iedereen dezelfde stappen volgt, is het altijd duidelijk wat er moet gebeuren en wat de status van het verzuim is.

Fout 3: Te veel of verkeerde informatie registreren

Een andere veelgemaakte fout is het opnemen van informatie in de verzuimregistratie die niet nodig of zelfs verboden is. Medische gegevens of vermoedens over de oorzaak van het verzuim mogen bijvoorbeeld niet worden vastgelegd, in lijn met de AVG. Wordt dit wel gedaan tijdens het verzuim registreren, dan kunnen er boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens volgen, evenals reputatie- en vertrouwensproblemen. Zorg er daarom voor dat gevoelige gegevens altijd worden afgeschermd voor onbevoegde personen en dat er gewerkt wordt met duidelijke datavelden en toegangsrechten binnen het verzuimregistratie systeem. Zo blijft het ook voor medewerkers duidelijk welke informatie wel en niet geregistreerd mag worden.

Fout 4: Gebrek aan inzicht en opvolging

Verzuimregistratie stopt niet bij het noteren van een ziekmelding. Zonder goed inzicht in patronen, trends en opvolging is het onmogelijk om grip te houden op het verzuim binnen een organisatie. Veel organisaties hebben daarom wel data, maar missen de tools om die gegevens ook echt bruikbaar te maken. Verzuimcijfers worden om deze reden vaak pas opgemerkt als ze enorm gestegen zijn en de kansen om preventief in te grijpen zijn al snel verkeken. Met dashboards en geautomatiseerde rapportages krijgen HR en management daarentegen in één oogopslag inzicht in belangrijke factoren. Denk aan verzuimduur, frequentie of specifieke trends per afdeling. Deze real-time inzichten maken het makkelijker om tijdig in te grijpen en beleid aan te passen.

Fout 5: Geen koppeling met andere systemen

Een laatste veelvoorkomende fout is het ontbreken van koppelingen met andere systemen. Waar gegevens vanuit HR en verzuim handmatig worden overgenomen, worden logischerwijs ook menselijke fouten gemaakt. Door integraties met bestaande HR-, agenda- of cliëntvolgsystemen worden gegevens automatisch gesynchroniseerd. Denk aan aansluitingen tussen Outlook en HRM systemen. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat iedereen werkt met actuele informatie.

Hoe software fouten voorkomt

Het is duidelijk dat waar handmatig werk wordt uitgevoerd, menselijke fouten worden gemaakt. Combineer dit met gebrekkige processen en versnipperde informatie door de hele organisatie en je bent de structuur rondom verzuim registreren en opvolgen volledig kwijt. Software verkleint deze risico’s aanzienlijk en levert daarbij de volgende voordelen op:

• Automatisering: Minder handmatig werk, minder kans op fouten.
• Standaardisatie: Eén uniforme werkwijze voor iedereen.
• Rapportage en inzicht: Actuele data en heldere analyses.
• Compliance: Werken binnen de kaders van de AVG en wetgeving.
• Integraties: Soepele samenwerking tussen systemen.

Al deze voordelen komen samen in het systeem van Rapasso. Ons platform biedt overzicht, maar ook de mogelijkheid om onderling beter samen te werken – van HR en leidinggevenden tot aan externe betrokkenen. Door het proces te centraliseren, worden fouten voorkomen en ontstaat er meer grip op de opvolging van verzuim.

Meer grip op verzuimregistratie met Rapasso

Wil jij vanuit een verzuimregistratie systeem en de juiste ondersteuning van Rapasso ook meer grip krijgen op verzuimprocessen. Ontdek dan hoe Rapasso je kan helpen om processen te stroomlijnen, beter samen te werken en inzicht te krijgen in verzuimdata. Plan vandaag nog een demo of neem contact met ons op voor meer informatie.