Hoe kies je de juiste software voor jouw arbodienst?

Arbodiensten worden steeds afhankelijker van software. Bijvoorbeeld van software voor verzuimbegeleiding, dossiervorming, rapportage en samenwerking. Tegelijkertijd worden de diensten steeds vaker uitgebreid met spoor 2 trajecten en loopbaaninterventies. Dit soort trajecten worden nog in veel gevallen vastgelegd in verzuimsoftware. In de praktijk pakt dit niet altijd goed uit, omdat spoor 2 begeleiding vraagt om een andere manier van werken dan verzuimmanagement. Om veelvoorkomende knelpunten hierbij te voorkomen helpt de keuze voor goede software, waarmee inzicht ontstaat in doelen, processen en gebruikers. In dit artikel helpen we je om volgens een eenvoudige structuur de juiste software te kiezen.

Waarom de keuze voor arbodienstsoftware zo belangrijk is

Een arbodienst goed ondersteunen met software is meer dan ‘even een tool kiezen’. Software die echt bij jouw arbodienst services past, kan uitgroeien tot een uitgebreid systeem waar je dagelijks op kunt vertrouwen. De software heeft bijvoorbeeld een directe positieve invloed op:

• De kwaliteit van begeleiding – Goede arbodienst software ondersteunt loopbaanprofessionals en casemanagers in het proces, geeft overzicht en helpt om cliënten met structuur te begeleiden.
• Efficiënt werken – Bespaar eenvoudig tijd, dubbel werk en onnodige administratie door met een slim ingericht systeem te werken.
• Verantwoording en rapportage – Betrouwbare rapportages zijn natuurlijk onmisbaar voor arbodiensten. Niet alleen richting opdrachtgevers, maar ook voor interne besluitvorming en wettelijke verplichtingen waaraan voldaan moet worden.
• Samenwerken met cliënten en opdrachtgevers – Software voor een arbodienst biedt de transparantie, interactie en heldere communicatie waar tegenwoordig zoveel behoefte aan is.

Denk dus goed na over het type arbodienst software dat jij écht kunt gebruiken. Om erachter te komen welke aandachtspunten voor jou belangrijk zijn en hoe deze zich vertalen naar software, kun je de gratis checklist cliëntvolgsysteem kiezen doornemen. Maar om je alvast op weg te helpen in het creëren van een rode draad in jouw verzuim software, arbodienst software en case management software, hebben we de belangrijkste stappen van het proces nog even voor je toegelicht.

Stap 1: Bepaal het doel van de software

Door voor jezelf te bepalen welk doel je wilt behalen met de arbodienst software, creëer je direct een fundament voor alle vervolgstappen. Begin je niet met het in kaart brengen van het software doel, dan is de kans groot dat je eindigt met software die niet goed aansluit bij jouw organisatie. Wat is bijvoorbeeld gewoon prettig om te kunnen gebruiken en wat is een absolute noodzaak voor de software? De volgende vragen kunnen je helpen om hier dieper in te duiken:

1. Wat moet de software opleveren voor mijn arbodienst? (Dit kan onder andere minder administratie, meer overzicht of eenvoudigere rapportages zijn.)
2. Welke problemen wil ik oplossen voor mijn arbodienst? (Misschien wel versnipperde dossiers, een gebrek aan inzicht of een beperkte samenwerking met cliënten.)

Stap 2: Breng gebruikers en rollen in kaart

Bij een arbodienst wordt software door verschillende partijen gebruikt. En al deze partijen hebben behoefte aan andere tools. Uiteindelijk is het belangrijk dat iedereen op dagelijkse basis en op een prettige manier met de gekozen software kan werken. Breng daarom alle gebruikers en hun rollen in kaart. In de checklist van Rapasso onderscheiden we vier groepen:

1. Loopbaanprofessionals en casemanagers
2. Teamleiders en management
3. Opdrachtgevers
4. Cliënten

Elke gebruiker heeft andere behoeften en verwachtingen. Goede software sluit hierop aan, zonder het systeem onnodig complex te maken.

Stap 3: Kijk verder dan functionaliteiten

Vaak wordt er bij het kiezen van software voor een arbodienst als eerste gekeken naar de lijst met functionaliteiten. Zeker niet onbelangrijk, maar deze lijst is ook niet alleszeggend. De manier waarop een systeem werkt is voor de dagelijkse activiteiten minstens net zo belangrijk. Een eenvoudiger systeem dat wel goed aansluit op de werkzaamheden van de arbodienst levert vaak meer op dan een uitgebreide vorm van software die moeilijk in gebruik is en daardoor niet voldoende wordt ingezet. Kijk daarom goed of de volgende punten aanwezig zijn:

• Eén centrale plek voor dossiers, communicatie en voortgang
• Gebruiksvriendelijkheid en een intuïtieve interface
• Flexibel werken op kantoor, thuis en onderweg
• Ondersteuning van eigen werkprocessen, in plaats van andersom

Stap 4: Denk na over samenwerking en interactie

Je zult het vast herkennen: Als arbodienst werk je met verschillende partijen samen. Welke samenwerkingen voor jou belangrijk zijn, bepaalt ook welke software bij je past. De samenwerking met cliënten speelt bijvoorbeeld een steeds belangrijkere rol. Een samenwerking waarbij software kan ondersteunen door inzicht te geven in doelen, afspraken en voortgang. Maar ook het samenwerken met opdrachtgevers vraagt om een aantal functionaliteiten. Denk aan actuele informatie, duidelijke rapportages om over te kunnen dragen en betrouwbare communicatie. Als laatste kunnen de interne samenwerkingen met collega’s invloed hebben op de beste softwarekeuze voor jouw arbodienst. In alle gevallen geldt: Software moet samenwerking vergemakkelijken en níet compliceren.

Stap 5: Privacy, beveiliging en continuïteit

Of het nu gaat om verzuim software, case management software of arbodienst software: Je werkt met gevoelige persoonsgegevens. En dat betekent dat privacy en beveiliging randvoorwaarden zijn waar je niet omheen kunt. Deze onderwerpen moet dus simpelweg goed geregeld zijn binnen de software, zodat je hier niet dagelijks mee bezig hoeft te zijn. Met name de volgende aandachtspunten zijn belangrijk:

• Inzicht in wie wat doet (audit trail)
• Heldere rollen en rechten
• Instelbare bewaartermijnen
• Betrouwbaarheid en continuïteit van de leverancier

Stap 6: Koppelingen, integraties en toekomstvisie

Geen enkel softwaresysteem runt de volledige arbodienst. Denk daarom goed na over de koppelingen die nodig zijn, zoals een koppeling met de e-mail en agenda, het UWV en andere ketenpartners, BI-tools en managementinformatie of HR- en backofficesystemen. Maar ook koppelingen met de verzuim software, bijvoorbeeld via een SIVI-koppeling, moet mogelijk zijn om de organisatie efficiënter in te kunnen richten. Kijk bij de keuze van software daarom ook naar de toekomstvisie van de softwareleverancier. Je wilt een samenwerking aangaan met een partner die op de lange termijn meegroeit met de veranderingen in jouw arbodienstverlening.

Valkuilen bij het kiezen van arbodienstsoftware

In de noodzaak van het kiezen van een softwareleverancier, zien we in de praktijk dat er nog vaak problemen ontstaan die voorkomen hadden kunnen worden. Eén van de bekendere valkuilen is het focussen op de prijsvergelijking. Natuurlijk wil je weten wat je betaalt, maar je wilt vooral weten wat het je oplevert. En alleen de prijs vergelijken gaat hier geen antwoord op geven. Verder gebeurt het nog regelmatig dat organisaties de software te snel willen implementeren of gebruikers onvoldoende betrekken, waardoor er problemen ontstaan bij het inzetten van de software. Maar ook te weinig nadenken over groei en verandering die de software moet kunnen volgen, is een behoorlijke valkuil. Door al deze valkuilen te herkennen en bewust te vermijden, vergroot je de kans op een softwarekeuze die goed geïmplementeerd kan worden.

Hoe Rapasso ondersteunt bij het kiezen van arbodienstsoftware

Rapasso ondersteunt arbodiensten al jarenlang bij hun uitdagingen in de praktijk. Dankzij onze ervaring kennen we de uitdagingen en verschillen tussen verzuimmanagement en spoor 2 begeleiding. We denken dan ook niet alleen mee over de software, maar ook over een prettige inrichting, correct gebruik en doorontwikkeling van de software.

Wil je sparren over wat voor jouw organisatie de beste aanpak is? Neem contact met ons op voor advies. We denken graag met je mee.