Module voor bewaartermijnen ontwikkeld door Menea & Rapasso

Bewaartermijnen is een exploderend onderwerp. Het versimpelen van bewaartermijnen is dan ook een blijvend doel. Sinds kort is dit doel gemakkelijk te behalen. Rapasso heeft namelijk samen met Menea een module voor bewaartermijnen ontwikkeld. Maar waarom en hoe is deze module ontwikkeld?

Waarom is de module voor bewaartermijnen ontwikkeld?

In 2018 begon bij ING de zoektocht naar nieuwe partners voor het begeleiden van medewerkers die boventallig zouden worden. Na een strenge selectieprocedure mocht Menea zich één van de drie overgebleven partijen noemen. Menea tekende eind 2018 een contract met ING onder de voorwaarde dat Menea haar informatiebeveiliging goed op orde zou hebben. Dit gold niet alleen voor Menea, maar ook voor de leveranciers van Menea. Een ISO 27001 certificaat alleen was niet voldoende. Menea werd samen met haar leveranciers onderworpen aan een lange lijst met beheersmaatregelen. Maandenlang werd er gewerkt aan het inrichten van deze maatregelen. Zowel door Menea zelf als door alle leveranciers. ING controleerde vervolgens of alle maatregelen naar behoren geeffectueerd waren.

Nog steeds worden Menea en haar leveranciers met grote regelmaat aan uitgebreide controles onderworpen door ING. Ieder bedrijf moet doorlopend kunnen aantonen dat alles goed geregeld is. Tijdens deze controles kwam ook het onderwerp bewaartermijnen en het verwijderen van persoonsgegevens naar voren. De vraag voor Menea was echter: hoe kunnen we persoonsgegevens niet simpelweg verwijderen maar in plaats daarvan anonimiseren zodat we onze managementinformatie niet kwijtraken? En opvolgend; welke mogelijkheid bestaat er al om dit te realiseren? Destijds nog geen enkele. Maar Rapasso wist dat deze vraag eraan zat te komen en dus sloegen Menea en Rapasso de handen ineen voor het creëren van een nieuwe module: bewaartermijnen.

Hoe is de module ontwikkeld?

Samen met Menea is Rapasso aan de slag gegaan. Wat zijn de onderliggende wensen voor een traject betreft bewaartermijnen? Wat willen we graag georganiseerd hebben? Vanuit social development en een gedeelde financiering kon er gestart worden met een plan. Dit allemaal met één doel. Namelijk het anonimiseren van de persoonsgegevens zonder de managementinformatie kwijt te raken. Middels een kopie van de database zijn er ontzettend veel testen gedaan. Trajectgegevens zijn geanonimiseerd om te controleren wat er daadwerkelijk verloren ging – te veel, te weinig of precies genoeg. Daarnaast was het belangrijk dat de module flexibel in te richten was per omgeving en traject(onderdeel). Na veel testen was de module klaar om ingezet te worden.

Module voor bewaartermijnen – Het resultaat

De nieuwe module is een mooie uitkomst voor veel bedrijven. Per persoon en per traject kan worden ingesteld wat er geanonimiseerd dient te worden en welke managementinformatie juist behouden moet worden. Er ontstaat een anoniem dossier, waarin enkel de ID en een nummer terug te vinden zijn. Hier is geen persoon meer aan te koppelen. Zo kan de informatie inzichtelijk blijven over:

• de coach
• het type traject
• het resultaat
• de startdatum
• de einddatum

Dit was de aanleiding voor het bouwen van de module en is nu dus realiteit geworden. ING is tevreden met deze bewijslast. Waar ING hier nu om gevraagd heeft zullen steeds meer klanten aan de bel gaan trekken. Menea en Rapasso zijn daarom blij met een gerust gevoel en een ijzersterke module naar de toekomst te kunnen kijken.

Wil je meer informatie over de ontwikkeling van de Bewaartermijn module? Kijk dan hier de Roadshow terug.