Efficiënter werken als organisatie? Zo pak je dat slim aan.

Slimmer werken, zonder tegelijkertijd harder te hoeven werken – dat is het doel van veel organisaties. Een onmisbaar component om dit doel te kunnen bereiken is efficiëntie. Efficiënt werken is dan ook de sleutel tot succes als je slim te werk wilt gaan en optimaal gebruik wilt maken van de beschikbare mensen en middelen. In deze blog leggen we uit wat efficiënt werken is, wat het verschil is met effectief werken en hoe het toepassen van onze favoriete efficiënt werken-tips in jouw voordeel werken.

Wat is efficiënter werken?

We spreken pas van efficiënter werken, als je hetzelfde of meer resultaat kunt behalen met minder inspanning, tijd en middelen. Zo kan efficiënt werken ertoe leiden dat je de administratieve taken waar je eerder 60 minuten voor nodig had, nu in 20 minuten kunt uitvoeren. Het voorkomen van onnodige acties en het inzetten van slimme technologie kan helpen bij efficiënter werken. Organisaties besparen op die manier tijd op het gebied van correcties doorvoeren of dubbele werkzaamheden, waardoor ook de kosten gedrukt kunnen worden. Doordat professionals zich kunnen focussen op de kerntaken die waarde toevoegen, stijgt de productiviteit ook nog eens. Efficiënter werken zal dus zowel de kosten verlagen als de opbrengsten verhogen.

Wat betekent het om efficiënt te werken?

Efficiënt werken staat gelijk aan tijd overhouden voor de dingen die echt belangrijk zijn. Door efficiënter te werken ontstaat er meer rust, wordt er minder tijd en energie verspild en zullen de resultaten verbeteren. In de praktijk betekent dit: Duidelijke en overzichtelijke processen. Processen optimaliseren is dus van groot belang. Als iedereen weet wat er moet gebeuren en op welke manier, ontstaan er kortere doorlooptijden als er beslissingen genomen moeten worden en blijven taken niet liggen. Met een duidelijke taakverdeling, goede communicatie en een systeem dat voor iedereen toegankelijk is, voorkom je dubbel werk. Efficiënt werken betekent dan ook vaak dat er digitale hulpmiddelen worden ingeschakeld.

Wat is het verschil tussen efficiënt en effectief werken?

De vraag ‘Wat is efficiënt werken?’ wordt vaak hetzelfde gezien als de vraag ‘Wat is effectief werken?’. Toch is er een groot verschil tussen efficiënt en effectief werken. En dit verschil zit in de focus. Bij efficiënt werken ligt de focus op taken uitvoeren met zo min mogelijk tijd, middelen en kosten. Werkprocessen optimaliseren of automatiseren kan hier bijvoorbeeld bij helpen. Bij effectief werken draait het om de juiste keuzes maken – prioriteiten stellen, doelen afstemmen en activiteiten kiezen die echt bijdragen aan het gewenste resultaat.

Alleen efficiënt werken kan leiden tot snelheid zonder richting, terwijl alleen effectief werken kan zorgen voor goede keuzes die te veel tijd en middelen kosten. Voor een duurzaam resultaat combineer je dus efficiënt werken met effectief werken.

Tips om efficiënter te werken als organisatie

Om snel resultaat te boeken en op korte termijn efficiënter te kunnen werken, zijn er een aantal belangrijke stappen om te zetten. Hieronder hebben we deze stappen uitgewerkt tot onze top-tips.

Stel duidelijke doelen en prioriteiten

Een heldere focus op werkprocessen optimaliseren begint met het stellen van duidelijke doelen en prioriteiten. Dit voorkomt dat tijd en middelen worden verspild aan activiteiten die weinig bijdragen aan het eindresultaat. Door vooraf te bepalen wat echt belangrijk is, kunnen teams hun energie richten op de taken met de meeste impact. Het toepassen van SMART-doelen biedt hierbij houvast. Op die manier stel je namelijk vast wat er precies moet gebeuren, binnen welke termijn en met welk gewenst resultaat.

Automatiseer repetitieve taken

Tijd en middelen slimmer inzetten wordt vele malen eenvoudiger als je ervoor kiest om repetitieve taken te automatiseren. Standaardwerk uit handen geven aan systemen, maakt de kans op fouten kleiner en zorgt ervoor dat er ruimte ontstaat voor werkzaamheden die wel van toegevoegde waarde zijn. Denk bijvoorbeeld aan automatische rapportages, waardoor gegevens direct inzichtelijk zijn zonder handmatig werk. Ook herinneringen voor deadlines zorgen ervoor dat belangrijke mijlpalen niet worden gemist, terwijl loopbaanprofessionals zich op inhoud kunnen richten. Daarnaast versnellen standaarddocumenten en templates de werkprocessen, omdat je niet elke keer hetzelfde vanaf nul hoeft op te stellen.

Centraliseer informatie en communicatie

Wanneer alle klantgegevens, documenten en notities in één systeem staan, hebben collega’s altijd toegang tot de juiste en meest actuele informatie. Het centraliseren van informatie en communicatie is dus van harte aan te bevelen als je efficiënter werken wilt doorvoeren in de organisatie. Bovendien vermindert het de kans dat meerdere collega’s onbewust dubbel werk verrichten, omdat iedereen met dezelfde gegevens werkt. Met een centraal systeem werk je toe naar een eenvoudige samenwerking, meer transparantie en snellere besluitvorming/overdracht als een collega afwezig is.

Werk met gestandaardiseerde workflows

Door vaste stappenplannen te gebruiken, weet iedereen precies welke acties nodig zijn en in welke volgorde. Dit vermindert de kans op fouten en zorgt ervoor dat taken sneller en consistenter worden uitgevoerd. De gestandaardiseerde workflows aanvullen met sjablonen (bijvoorbeeld voor rapporten of e-mails), zorgt voor een sterke basis. Een basis die tijd bespaart en een eenduidige uitstraling creëert richting klanten en partners. Gestandaardiseerde workflows maken het ook gemakkelijker om nieuwe loopbaanprofessionals snel in te werken en werkprocessen te blijven optimaliseren.

Meet en verbeter continu

Efficiëntie doorvoeren stopt niet bij het afronden van één proces. Het is een continu doorlopend project, waarbij organisaties regelmatig moeten monitoren hoe de werkprocessen verlopen en of de doelen worden behaald. Door continu te meten en bij te sturen, blijft de organisatie mensen en middelen iedere keer weer een stukje efficiënter inzetten.

Werkprocessen optimaliseren met Rapasso

Onze efficiënt werken-tips toepassen in de praktijk? Dat wordt een stuk gemakkelijker met Rapasso. Met Rapasso bespaar je tijd en verminder je administratieve taken, met behulp van overzichtelijke planningen en taken, rapportages die in één klik gegenereerd worden en een centraal punt voor voortgang en communicatie. Alle cliëntinformatie, trajecten, notities en documenten vind je vanaf nu in één systeem. Ontdek zelf hoe Rapasso jouw werkprocessen kan stroomlijnen met onze demo.