Waarom een cliëntvolgsysteem opnemen in je verzuimprotocol?

Als een werknemer zich ziekmeldt, komt er direct een stroom aan taken op gang: de registratie, opvolging, communicatie en het naleven van wettelijke verplichtingen. Al deze stappen moeten zorgvuldig en tijdig worden uitgevoerd. Om dit gestructureerd aan te pakken, stellen veel organisaties een verzuimprotocol op. Steeds vaker wordt daarbij ook een cliëntvolgsysteem ingezet. In dit artikel lees je waarom dat een slimme zet is – en hoe Rapasso hierbij kan helpen.

Wat is een verzuimprotocol en wat staat erin?

Een verzuimprotocol is een document waarin wordt vastgelegd welke stappen een organisatie volgt bij ziekteverzuim. Het beschrijft hoe en bij wie een ziekmelding moet worden gedaan, welke rol leidinggevenden, HR en de arbodienst spelen en op welke momenten er contact plaatsvindt. Ook de manier waarop afspraken worden vastgelegd en hoe de terugkeer naar werk wordt vormgegeven, maakt hier onderdeel van uit. Zo vormt het protocol de basis van de verzuimbegeleiding en zorgt het voor duidelijke afspraken en consistente communicatie.

Is een verzuimprotocol verplicht volgens de wet?

Het hanteren van een verzuimprotocol is niet wettelijk verplicht, maar er bestaan wel verplichte aspecten rondom verzuim die een verzuimprotocol wenselijk maken. De Wet verbetering poortwachter bijvoorbeeld, schrijft voor dat werkgevers en werknemers actief samen aan de re-integratie van de werknemer dienen te werken. Zo moeten werkgevers onder andere duidelijke afspraken maken over de beschikbare begeleiding en de vorm van re-integratie van de werknemer in kwestie. Daarnaast is het volgens de Wet verbetering poortwachter verplicht om een re-integratiedossier bij te houden, een probleemanalyse uit te voeren binnen zes weken en een plan van aanpak te maken binnen acht weken. Ondanks dat een verzuimprotocol dus niet direct een vereiste is vanuit de wet, helpt het document wel bij het tijdig en correct opvolgen van alle wettelijke stappen die er wél zijn. Het gebruik van een protocol in verzuimbegeleiding voorkomt daarbij miscommunicatie.

Het verschil tussen verzuimbeleid en een verzuimprotocol

De termen verzuimbeleid en verzuimprotocol worden nogal eens door elkaar gebruikt. Toch bestaat er een duidelijk verschil tussen de twee termen. Verzuimbeleid gaat namelijk over de visie en uitgangspunten van de organisatie rondom het thema ziekteverzuim. De manieren om verzuim te voorkomen en het aanpassen van de cultuur om dit te waarborgen, zijn bijvoorbeeld thema’s die terugkomen in het verzuimbeleid. Het verzuimprotocol, heeft betrekking op de praktische uitvoering van verzuim. Welke stappen moeten er daadwerkelijk gezet worden als iemand zich ziek meldt? In deze praktische uitvoering zorgt een cliëntvolgsysteem ervoor dat afspraken niet alleen worden gemaakt, maar ook daadwerkelijk worden opgevolgd en bewaakt.

Wat wordt beschreven in een ziekteverzuimprotocol?

Een compleet verzuimprotocol legt vast welke stappen er worden gezet zodra een werknemer zich ziekmeldt. Het geeft antwoord op vragen als:

• Hoe en bij wie meld je je ziek?
• Wanneer en door wie wordt er contact opgenomen?
• Welke rol speelt de bedrijfsarts?
• Hoe en waar worden afspraken en acties vastgelegd?
• Wanneer vinden verplichte contactmomenten en evaluaties plaats?

Naast deze processtappen beschrijft het protocol ook welke informatie geregistreerd moet worden, zoals de verwachte duur van het verzuim, contactgegevens en de mate van arbeidsongeschiktheid. Door deze afspraken én registraties samen te brengen in één document, ontstaat een duidelijke structuur. Dat maakt de uitvoering van verzuimbegeleiding transparant en voorspelbaar voor zowel werkgever als werknemer.

Waarom een cliëntvolgsysteem toevoegen aan je verzuimprotocol?

Een cliëntvolgsysteem toevoegen aan het verzuimprotocol, maakt dat je efficiënter om kan gaan met verzuimregistratie en dat alle gegevens overzichtelijk op één plek zijn terug te vinden. Door de automatische signalen en herinneringen wordt de kans op fouten of vergeten taken een stuk kleiner. Verder moet er rekening gehouden worden met de AVG-regels, wat eenvoudiger wordt met het juiste cliëntvolgsysteem. Een verzuimprotocol wordt op deze manier niet alleen completer dankzij een cliëntvolgsysteem, maar ook beter uitvoerbaar en betrouwbaarder.

Voordelen van een cliëntvolgsysteem bij verzuimbegeleiding

Verzuimbegeleiding wordt minder ingewikkeld en tijdrovend als je gebruik gaat maken van een cliëntvolgsysteem. Met zo’n systeem profiteer je namelijk van een lijst aan voordelen voor jouw verzuimbegeleiding en -registratie. Om slechts een aantal voorbeelden te noemen:

• Een centraal overzicht – Alle dossiers en afspraken op één plek.
• Automatische deadlinebewaking – Wettelijke termijnen worden nooit meer gemist.
• Snelle en correcte rapportage – Direct inzicht in de status van dossiers en bij Rapasso meteen in de juiste vorm gegoten voor onder andere het UWV.
• Heldere communicatie – Alle notities en afspraken worden gebundeld en eenduidig overgedragen.

Het cliëntvolgsysteem van Rapasso onderscheidt zich hierin door ook nog eens gebruiksgemak te bieden en slimme functies te ontwikkelen die precies aansluiten bij de behoeften van de experts op het gebied van begeleiding en re-integratie.

Hoe Rapasso helpt bij verzuimregistratie en -begeleiding

Rapasso is een compleet cliëntvolgsysteem dat organisaties ondersteunt bij het registreren, opvolgen en begeleiden van ziekteverzuim. Met Rapasso profiteer je binnen no-time van gebruiksgemak, tijdsbesparing, privacy en veiligheid – ook als een collega het werk (tijdelijk) zal overnemen. Ontdekken hoe Rapasso jouw organisatie kan helpen met verzuimregistratie en verzuimbegeleiding? Vraag een demo aan en ervaar de voordelen zelf.