Terugblik #6: Lies ter Stal – Duchatteau

In 2018 stond Duchatteau voor een lastige keuze. Het systeem waarmee ze werkten, kon niet voldoen aan de steeds strengere AVG-eisen. “We stonden eigenlijk voor het blok,” vertelt Lies. Er moest dus een nieuw systeem komen. Niet vrijblijvend, maar noodzakelijk.

Op zoek naar overzicht

Lies ging systemen vergelijken. Eén wens stond daarbij bovenaan: overzicht.

“Wat ik toen vooral miste, was dat e-mails naar cliënten niet automatisch in het dossier terechtkwamen. Ik wilde alles op één plek terug kunnen vinden.”

Via haar zoektocht kwam ze bij Rapasso terecht. Na een demo volgde een proefperiode. “In het begin was ik superenthousiast,” zegt ze lachend. “Maar na een paar weken merkte ik dat ik mogelijkheden miste.”

Van frustratie naar inzicht

Sommige onderdelen sloten nog niet direct aan op de manier van werken die ze voor zich zag. Dat gaf aanleiding om het gesprek aan te gaan en te kijken hoe Rapasso beter kon aansluiten op hun werkwijze.

Die kritische houding zorgde voor resultaat. Siegfried kwam persoonlijk langs in Almelo. “Met Bossche bollen,” vertelt Lies. “En toen liet hij zien hoe je Rapasso kunt koppelen aan andere tools.”

Dat maakte het verschil.

“Ik zag ineens hoe alles samenkomt en kreeg precies het overzicht waar ik naar op zoek was.”

Steeds meer mogelijkheden

Vanaf dat moment groeide het gebruik van Rapasso stap voor stap. “Eerst voelde het systeem voor mij wat ‘plat’,” zegt Lies. “Maar naarmate we meer gingen doen met maatwerktrajecten, actielijsten en dashboards, werd ik steeds enthousiaster.”

Inmiddels gebruikt Duchatteau Rapasso voor het volledige proces:

van aanmelding tot eindrapportage, van UWV-rapportages tot facturatie en klanttevredenheidsonderzoeken.

“Alles zit erin. Echt alles.”

Inzicht in werk én capaciteit

Lies laat zien hoe zij met dashboards dagelijks overzicht houdt. “Ik zie in één oogopslag hoeveel trajecten lopen, wat nog moet worden verstuurd naar het UWV en hoeveel ruimte we nog hebben.”

Dat inzicht helpt ook bij strategische keuzes.

“Dan weet ik of ik zenuwachtig moet worden of dat er nog iets bij kan. Dat hoef ik niet meer zelf uit te rekenen.”

Cliënten actief in hun traject

Lies vind het belangrijk om cliënten actief te betrekken. Daarom gebruikt ze het cliëntportaal en de opdrachtenmodule intensief. Tijdens corona werd dat nog belangrijker.

“We hebben onze eigen re-integratietoolkit gebouwd,” vertelt Lies. “Alles in onze eigen huisstijl: van cv-opdrachten tot sollicitatietrainingen, van assertiviteit tot 360-gradenfeedback.”

Die opdrachten zetten cliënten actief aan het werk.

“Het voorkomt dat coaches alles overnemen. De cliënt moet zelf aan de slag en wij kunnen dat goed volgen.”

Terugkijkend

Wat begon als een noodgedwongen overstap vanwege de AVG, groeide uit tot een systeem dat diep verweven is met de manier van werken bij Duchatteau.

“Als ik zie wat we nu allemaal met Rapasso doen, dan denk ik: dit hadden we eigenlijk veel eerder moeten hebben.”