Slim notuleren met SmartIntake & Rapasso, zodat jij weer écht gesprekken kunt voeren!

De keuze tussen volledig aanwezig zijn in een gesprek of actief aantekeningen maken is niet meer nodig. Waar notuleren jarenlang een vanzelfsprekend onderdeel was van het werk van loopbaanprofessionals, biedt AI nu een oplossing die tijd bespaart met betrouwbare verslaglegging. Eén van de partijen die hierin gespecialiseerd is, is SmartIntake. Wat begon als een oplossing binnen de fysiotherapie om anamnese en behandelplannen sneller en slimmer vast te leggen, heeft zich in drie jaar ontwikkeld tot een platform dat organisaties helpt om gesprekken niet alleen vast te leggen, maar ze direct om te zetten in waardevolle, bruikbare informatie. En dat vinden we ook bij Rapasso een interessante ontwikkeling!

Met AI notuleren… en nét even wat meer

SmartIntake ziet hun oplossing als meer dan een AI-notulist. Maar wel met een sterke focus op het ondersteunen van professionals tijdens gesprekken, zodat zij hun aandacht kunnen houden waar die hoort: bij de cliënt. De basis van SmartIntake ligt dan ook in het automatisch verwerken van gesprekken tot gestructureerde samenvattingen. Maar hier stoppen de mogelijkheden van de AI-oplossing niet. Zo kunnen professionals na een gesprek verschillende versies van een verslag genereren, aanvullende inzichten uit gesprekken halen of vervolgvragen stellen aan de verzamelde informatie. De tool is dus niet alleen een notulist, maar ook een slimme assistent. Met als duidelijke focus; het gesprek zelf.

Wat doet de slimme AI-notulist voor jou als loopbaanprofessional?

De impact van AI-notuleren gaat verder dan alleen tijdswinst. Volgens SmartIntake zijn er drie belangrijke voordelen die vrijwel iedere gebruiker ervaart. De combinatie van deze drie voordelen, zorgt voor veel tijdswinst, focus en volledigheid in ieder project of traject.

1. Je bent minder tijd kwijt aan administratie.

Verslaglegging kost veel loopbaanprofessionals dagelijks een aanzienlijk deel van de werktijd. Door notities en verslagen automatisch te laten genereren in een eigen format, blijft er meer tijd over voor de inhoud van het werk.

2. Er is meer focus tijdens de gesprekken.

Wie tijdens een gesprek continu bezig is met typen of schrijven, verdeelt automatisch de aandacht. Wanneer die taak wordt overgenomen, ontstaat ruimte om beter te luisteren, door te vragen en echt aanwezig te zijn in het gesprek.

3. De verslagen en rapportages worden completer.

Een veelgehoord probleem is dat belangrijke details verloren gaan omdat iemand simpelweg niet alles tegelijk kan onthouden én noteren. Door het gesprek volledig vast te leggen, ontstaat een completer beeld van wat er besproken is.

Hierdoor is er meer ruimte voor uitgebreid contact met mensen en ontstaat er minder frustratie rondom verslaglegging. En dat zorgt voor meer werkplezier bij loopbaanprofessionals. Vrijwel niemand kiest namelijk een vak vanwege de administratie die erbij komt kijken. Mensen kiezen voor gesprekken, begeleiding, coaching, zorg of dienstverlening.

De kracht van ondersteunen met AI, zonder het menselijke aspect te vergeten

Met de snelle ontwikkelingen binnen AI wordt regelmatig de vraag gesteld waar de grens ligt tussen ondersteunen en vervangen. Voor SmartIntake ligt die grens duidelijk bij het gesprek zelf. Het bedrijf richt zich niet op AI-systemen die zelfstandig intakegesprekken voeren of menselijke interactie volledig vervangen. Juist bij gesprekken waarin empathie, interpretatie en professioneel inzicht belangrijk zijn, blijft de menselijke professional volgens SmartIntake onmisbaar. Ze maken dan ook graag gebruik van de kracht van AI om gesprekken goed te kunnen ondersteunen – niet om ze over te nemen. Waar veel organisaties proberen een breed AI-platform te bouwen, kiest SmartIntake dan ook voor specialisatie. Klanten kunnen daardoor gebruikmaken van een oplossing die uitblinkt in één specifiek onderdeel van het werkproces. En dat sluit exact aan bij de visie van Rapasso: Een duidelijke afbakening van wat een oplossing wel én niet doet, zorgt voor betrouwbaarheid, kwaliteit en een betere gebruikerservaring.

Betrouwbare notities maken met AI vraagt om maatwerk

Bij gesprekken met cliënten, kandidaten of patiënten is goed luisteren essentieel. Een algemeen AI-model is daarom volgens SmartIntake vaak niet voldoende. Het platform werkt met instellingen die afgestemd kunnen worden op specifieke beroepsgroepen, organisaties en zelfs individuele werkwijzen. Daardoor sluit de output naadloos aan op de praktijk van de gebruiker. Om die kwaliteit te bewaken, worden nieuwe modellen voortdurend getest op grote hoeveelheden gesimuleerde transcripties. Daarbij wordt onder andere gekeken naar de accuraatheid van de transcriptie, de correcte herkenning van vaktermen, het voorkomen van verzonnen informatie (hallucinatie) en de consistentie in de verslaglegging.

Als Rapasso-gebruiker betekent dit dat je profiteert van deze slimme notuleerlaag, waarbij je data veilig binnen Rapasso wordt opgeslagen. Zie SmartIntake als een geïntegreerde functionaliteit binnen Rapasso, niet als een losse tool. Zodra jij een gesprek afrondt, wordt de samenvatting direct veilig opgeslagen in Rapasso. Er wordt geen gespreksdata opgeslagen bij SmartIntake zelf.

Ook op het gebied van privacy en security is dit zorgvuldig ingericht. De audio wordt alleen gebruikt voor het maken van de transcriptie en wordt niet opgeslagen, maar direct na verwerking verwijderd. De volledige verwerking – van inlezen tot verwijderen – vindt plaats binnen Europa. Daarnaast wordt gebruikersdata nooit gebruikt om AI‑modellen verder te trainen. Zo blijf je werken binnen de kaders van de AVG, (aankomende) EU AI act en informatiebeveiliging, terwijl je wel profiteert van de voordelen van AI in je verslaglegging.

De match tussen Rapasso en SmartIntake

Een belangrijke voorwaarde die we vanuit Rapasso stellen aan onze partners, is dat deze beschikken over relevante certificeringen, waaronder ISO 27001 en NEN 7510. Daarnaast is goede integratie belangrijk. De integratie van SmartIntake in Rapasso kon snel worden gerealiseerd, waardoor pilots vlot van start gingen. De combinatie van focus, kwaliteit en samenwerking gaf het vertrouwen om samen met SmartIntake verder te bouwen aan AI-ondersteuning voor professionals. De komende periode staan onder andere verbeteringen in de look & feel van het systeem, uitbreidingen van de mobiele app en verdere ontwikkeling van een tolkfunctie op de planning voor SmartIntake. Daarnaast onderzoekt het bedrijf hoe AI-ondersteuning nog toegankelijker kan worden gemaakt. Niet alleen via software, maar ook via slimme hardware-oplossingen die je eenvoudig kan meenemen naar gesprekken. De rode draad blijft daarbij hetzelfde: Technologie inzetten om professionals te ondersteunen, zonder de menselijke kant van het werk uit het oog te verliezen. Want uiteindelijk draait een goed gesprek volgens Smartintake en Rapasso niet om de notulen, maar om vertrouwen en contact tussen mensen.

Meer weten over de mogelijkheden van SmartIntake of Rapasso? Neem dan contact met ons op!