Terugblik #8: Ruud Wijbenga – Passus

In 2013 stond Passus aan het begin van hun ontwikkeling als organisatie. De begeleidingstrajecten werden inhoudelijk goed uitgevoerd, maar vastleggen gebeurde nog vooral op losse blaadjes.

“Alles wat in een traject gebeurde, werd genoteerd op kladblaadjes,” vertelt Ruud. “En je weet hoe dat gaat: die raak je kwijt. Dan kun je de voortgang niet goed borgen.”

Al snel werd duidelijk dat dat anders moest.

Grip op trajecten

Passus zocht een systeem om trajecten beter te volgen en vast te leggen. Niet alleen voor de administratie, maar vooral om inhoudelijk grip te houden op het proces per cliënt.

“We wilden op cliëntniveau goed kunnen vastleggen wat er gebeurt,” zegt Ruud. “Zodat je trajecten kunt monitoren en begeleiden op een manier die klopt.”

Die behoefte leidde in 2013 tot de keuze voor Rapasso.

Makkelijker en efficiënter werken

Rapasso maakte het werk overzichtelijker. De voortgang per traject werd inzichtelijk en alles kwam samen op één plek.

“Het maakt ons werk gewoon gemakkelijker en efficiënter,” vertelt Ruud. “Je kunt beter volgen waar iemand staat en wat de volgende stap is.”

In de loop der jaren werd Rapasso steeds verder doorontwikkeld. Passus richtte onder andere een uitgebreide mediatheek in met materialen die tijdens trajecten worden ingezet.

“Documenten, oefeningen, materialen; alles staat klaar. Dat ondersteunt onze trajecten enorm.”

Favoriete functionaliteit

Als Ruud één functionaliteit moet noemen die echt verschil maakt, dan zijn het de documentsjablonen met placeholders.

“Dat heeft veel werk uit handen genomen,” legt hij uit. “Voorheen moest je alles handmatig invullen in rapportages.”

Nu worden gegevens automatisch overgenomen. Ook activiteiten die cliënten bijhouden, komen direct in de rapportage terecht. “Dat heeft het werk van onze adviseurs echt gemakkelijker gemaakt.”

Het cliëntportaal in de praktijk

Passus maakt actief gebruik van het cliëntportaal. “Het is gebruiksvriendelijk en geschikt voor verschillende niveaus,” zegt Ruud.

Niet iedere cliënt gebruikt het even intensief. “We begeleiden veel praktisch opgeleide mensen. Dan vraagt het soms extra uitleg.”

Toch ziet Ruud duidelijk verschil. “Cliënten die het portaal actief gebruiken, werken overzichtelijker. Communicatie, documenten en feedback lopen dan allemaal via één beveiligd kanaal.”

Dat is niet alleen prettig, maar ook veiliger. “Anders beland je al snel bij mail, WhatsApp en losse telefoontjes. Dat wil je eigenlijk niet.”

Samenwerking door de jaren heen

De samenwerking met Rapasso springt er voor Ruud echt uit.

“We zijn de afgelopen jaren steeds bezig met verbeteren van onze werkprocessen. En dan merk je dat er echt wordt meegedacht.”

Tijdens die momenten werd er echt tijd genomen. “We werden uitgenodigd om langs te komen. Dan zaten we samen om tafel en werd er echt tijd genomen om uit te leggen en mee te denken.”

Die gesprekken vonden plaats in een ontspannen sfeer. “Inclusief een gezamenlijke lunch, met zelfgebakken brood.” Dat heeft indruk gemaakt.

Voor hem typeert dat de samenwerking. “Het is persoonlijk, betrokken en inhoudelijk. Niet alleen een leverancier, maar echt iemand die met je meedenkt.”

Terugkijkend

Wat begon met de behoefte aan overzicht, groeide uit tot een systeem dat het dagelijkse werk bij Passus ondersteunt.

“Rapasso helpt ons om onze trajecten goed te volgen en vast te leggen. En dat al sinds het begin.”