Audit log: controle over belangrijke handelingen
Wie heeft dit dossier ingezien? Wanneer is een gegeven gewijzigd? En kun je dat morgen nog aantonen aan een auditor, een opdrachtgever of het UWV? Zonder een goede audit log is dat lastig inzichtelijk te maken.
Rapasso geeft je dat inzicht. Elke belangrijke handeling binnen het systeem wordt automatisch vastgelegd, zodat je altijd kunt aantonen wie wat en wanneer heeft gedaan. Hiermee is aantoonbaar dat aan alle richtlijnen rondom privacy en security is voldaan en de AVG wordt nageleefd.
Met Rapasso:
- Volledig geïntegreerde audit log
- Direct inzicht zonder technische kennis
- Altijd voorbereid op audits en verantwoording
Wat is een audit log en hoe werkt het in de praktijk?
Een audit log is een chronologisch overzicht van alle handelingen die binnen een systeem zijn uitgevoerd: wie iets heeft gedaan, wat er precies is gedaan en op welk moment.
Rapasso’s audit log werkt automatisch en op de achtergrond. Zodra iemand een belangrijk gegeven wijzigt, een dossier deelt met een teamlid of een document toevoegt of verwijdert, wordt dat direct vastgelegd. Zo hoef je nooit te gokken of gegevens handmatig te reconstrueren: bij een klacht, controle of interne vraag kun je precies herleiden wat er is gebeurd.
Standaard - AVG
Belangrijke wijzigingen, zoals delen met een teamlid, rechtenaanpassingen of verwijderingen, worden standaard vastgelegd. Voldoende voor de meeste organisaties om aantoonbaar te voldoen aan de AVG.
Uitbreiding - NEN 7513
Als uitbreiding kan je ook inzage in en downloads van een dossier laten vastleggen, tot in het kleinste detail. Nodig voor NEN 7513, de specifieke logging-norm binnen de bredere NEN 7510-certificering.
Waarom is een audit log belangrijk?
Een audit log is meer dan een technische registratie op de achtergrond. Het is de basis waarop je aantoonbaar en verantwoord werkt met privacygevoelige data. De belangrijkste redenen waarom een dit onmisbaar is:
- Compliance: je toont aan dat je voldoet aan de AVG (en NEN 7513) en aan de eisen van opdrachtgevers.
- Interne controle: je ziet direct wie welke handelingen heeft uitgevoerd, wat fouten en misbruik voorkomt.
- Risicovermindering: onrechtmatige toegang of ongeoorloofde wijzigingen worden direct zichtbaar, waardoor je sneller kunt ingrijpen.
- Transparante inrichting richting opdrachtgevers en belanghebbenden: je kunt op elk moment laten zien hoe zorgvuldig je met hun gegevens omgaat.
Audit log of audit trail: is dat hetzelfde?
De termen audit log en audit trail worden in de praktijk vaak door elkaar gebruikt. Rapasso noemt dit een audit log: een directe registratie van gebeurtenissen, met tijdstempels en gebruikersnamen, per dossier gepresenteerd.
Zoek je naar een audit trail? Dan ben je bij Rapasso aan het juiste adres. Je krijgt de informatie in begrijpelijke taal: per dossier zie je wie iets heeft gedaan en wanneer, zonder dat je ruwe logregels of systeemcodes hoeft te interpreteren. Je hebt dus geen technische kennis nodig om te begrijpen wat er is gebeurd.
Wat wordt vastgelegd in een audit log?
Standaard legt de Rapasso de belangrijkste handelingen in een dossier vast. Denk aan:
Detailinformatie over de handeling
Wie, wanneer, wat, vanaf welke plek, met welke browser en welke versie, met welk apparaat, vanaf welk IP adres? De audit log van Rapasso legt dit allemaal vast!
Registratie van informatiewerking
De registratie van bewerkingen van informatie kan van belang zijn in allerlei situaties. Zoals bij audits, klachten, verantwoording of andere zaken. In de audit log van Rapasso is te traceren wie welke informatie heeft bewerkt. Bewerken kan zijn: inzien, aanmaken, aanpassen, muteren of verwijderen.
Inzicht tijdens de hele bewaartermijn
De informatie is traceerbaar van het begin tot het einde van de bewaartermijn. Zo kun je te allen tijde aantonen dat informatie niet onrechtmatig is ingezien of verwerkt door personen die er geen toegang tot mogen hebben.
Audit log, AVG en NEN 7513
De AVG verplicht organisaties om aantoonbaar te maken hoe zij met persoonsgegevens omgaan. Een audit log is daarbij een belangrijk hulpmiddel. In een verwerkersovereenkomst leg je vast wie verantwoordelijk is voor welke gegevens en hoe toegang wordt geregeld. Een audit log maakt die afspraken concreet: je kunt namelijk aantonen dat alleen bevoegde personen bij gevoelige data hebben gekund en wat zij daarmee hebben gedaan.
Ook rondom bewaartermijnen speelt de audit log een rol. Gegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Met een audit log is te allen tijde traceerbaar of gegevens binnen de gestelde termijn en op rechtmatige wijze zijn verwerkt, ingezien of verwijderd. Zo maak je AVG-naleving niet alleen een beleidsmatige afspraak, maar ook praktisch aantoonbaar.
De standaard audit log is voor de meeste organisaties voldoende voor de AVG-verantwoordingsplicht. Werk je met strengere eisen op het gebied van logging, zoals NEN 7513 (onderdeel van de bredere NEN 7510-certificering)? Dan breidt Rapasso dit uit met een extra module, die ook toegang en downloads vastlegt.
Wanneer heb je een audit log nodig?
Een audit log is vooral onmisbaar zodra je werkt met privacygevoelige cliëntgegevens, zoals in re-integratie, loopbaanbegeleiding of jobcoaching. Maar ook in een aantal specifieke situaties val je er direct op terug:
Audit
Bij een (interne) audit of certificering, zoals ISO 27001 of NEN 7510.
Klacht
Bij een klacht van een cliënt of opdrachtgever over de omgang met zijn gegevens.
Verantwoording
Bij verantwoording richting het UWV of andere opdrachtgevers over uitgevoerde trajectstappen.
Hoe Rapasso audit log ondersteunt
Rapasso is audit log software die volledig is geïntegreerd in je cliëntvolgsysteem. Je hoeft nooit zelf na te denken over het bijhouden van belangrijke wijzigingen: dat gebeurt automatisch, in elk dossier. Dat betekent voor jou:
Automatisch vastgelegd, altijd paraat
Belangrijke wijzigingen, zoals delen met een teamlid of een aanpassing in rechten, worden automatisch vastgelegd. Zo hoef je zelf nooit na te denken over het bijhouden van je audit log.
Alles overzichtelijk op één plek
Geen zoektocht meer in losse logbestanden of een apart, extra systeem naast je bestaande werkomgeving. Alles staat overzichtelijk bij elkaar, direct beschikbaar zodra je met Rapasso start.
Eenvoudig te raadplegen, ook zonder IT-kennis
Je hoeft geen techneut te zijn om je audit log te begrijpen. Alles is direct raadpleegbaar, precies op het moment dat je het nodig hebt: bij een audit, klacht of controle.
Uit te breiden voor NEN 7513
Moet je voldoen aan NEN 7513? De uitbreiding op de audit log module legt ook vast wie een dossier heeft ingezien of gedownload. Zo sta je altijd sterk richting auditors, certificerende instanties en opdrachtgevers.
Meer informatie?
Veelgestelde vragen
Het gehele logboek wordt op een beveiligde server bewaard, met alle benodigde security van dien. Alleen degenen die de juiste rechten hebben krijgen toegang tot de relevante informatie.
De informatie is traceerbaar van het begin tot het einde van de bewaartermijn. De termijn hangt af van de instelling ervan. Zo kan je ten alle tijden aantonen dat informatie niet onrechtmatig is ingezien of verwerkt door personen die er geen toegang toe zouden mogen hebben.
Een audit log is een chronologisch en herleidbaar overzicht van alle handelingen die binnen een systeem op data zijn uitgevoerd. Het laat zien wie iets heeft gedaan, wat er is gebeurd en op welk moment, zodat je altijd kunt aantonen hoe met gegevens is omgegaan.
Een audit log is nodig zodra je werkt met privacygevoelige cliëntgegevens, bijvoorbeeld in re-integratie, loopbaanbegeleiding of jobcoaching. Ook bij audits, klachten of verantwoording richting opdrachtgevers en het UWV is dit onmisbaar.
Standaard legt Rapasso de belangrijkste wijzigingen in een dossier vast, zoals delen met een teamlid, wijzigen van de coach of aanpassingen in rechten, inclusief wie de wijziging deed en wanneer. Wil je ook zien wie een dossier heeft ingezien of gedownload? Dan is de uitgebreide audit log module (geschikt voor NEN 7513-logging) de oplossing.
De AVG schrijft geen audit log als apart systeem voor, maar verplicht organisaties wel om aantoonbaar te maken hoe zij persoonsgegevens verwerken en beveiligen. Een audit log is de meest praktische manier om aan deze verantwoordingsplicht te voldoen.
De bewaartermijn van audit log gegevens hangt af van de instellingen en afspraken binnen jouw organisatie, vaak vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Belangrijk is dat gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk, en dat dit traceerbaar en aantoonbaar is.
Goede software, zoals Rapasso, legt audit log gegevens automatisch vast, zonder dat je hier zelf iets voor hoeft in te richten. Zo heb je altijd een actueel overzicht, direct raadpleegbaar bij een audit, klacht of controle.
Standaard niet. De audit log richt zich op belangrijke wijzigingen. Voor NEN 7513-logging breidt Rapasso dit uit met een extra module, die ook inzage en downloads registreert.
Meer weten over Rapasso?
Vraag een gratis vrijblijvende demo aan en zie wat Rapasso voor je kan betekenen.
Door dit formulier te versturen ga je akkoord met onze privacyverklaring.
Wij scoren een 8.7 op klanttevredenheid – 100% beveelt ons aan
