Persoonsgegevens verwerken: welke gegevens mag een opdrachtgever aanleveren?

Als een opdrachtgever een cliënt wil aanmelden, moeten er persoonsgegevens worden aangeleverd. Zonder persoonsgegevens kan de begeleiding niet worden gestart. Toch is het, mede dankzij de strikte regels van de AVG, nog niet zo gemakkelijk. Persoonsgegevens verwerken gaat gepaard met do’s en don’ts, die privacy risico’s en juridische gevolgen moeten voorkomen. Des te belangrijker dus, dat opdrachtgevers weten welke persoonsgegeven ze wel en niet mogen aanleveren. En hoe je dit op een veilige manier doet. Dit artikel helpt je aan alle antwoorden!

Wat is het verwerken van persoonsgegevens?

Iedere handeling die betrekking heeft op gegevens van een persoon, hoort bij het verwerken van persoonsgegevens. Van persoonsgegevens verzamelen tot persoonsgegevens verstrekken aan derden – en alles daartussenin. Dit kan zo eenvoudig zijn als het opslaan van een naam of een mailadres. Maar het kan ook complexer zijn, bijvoorbeeld als er zomaar persoonsgegevens aan derden worden verstrekt of als cliëntendossiers worden geanalyseerd. Als opdrachtgever heb je met name te maken met het invullen van persoonsgegevens bij de aanmelding van een werknemer, het aanleveren van de gegevens tijdens een traject of het verstrekken van informatie aan loopbaanprofessionals.

Wat valt onder persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens?

Bij persoonsgegevens maken we onderscheid tussen reguliere gegevens en bijzondere persoonsgegevens. Hieronder leggen we uit wat het verschil is tussen deze twee vormen van persoonsgegevens:

• Reguliere persoonsgegevens: Dit zijn gegevens zoals een naam, adres, geboortedatum of telefoonnummer. Deze gegevens zijn nodig iemand te kunnen bereiken of te kunnen identificeren.
• Bijzondere persoonsgegevens: Deze persoonsgegevens zijn extra gevoelig en vragen om meer bescherming dan de reguliere persoonsgegevens. Het gaat hier bijvoorbeeld om informatie met betrekking tot iemands gezondheid, religie, politieke voorkeuren of BSN-nummer. Voor het verwerken van persoonsgegevens die tot de categorie ‘bijzonder’ behoren, gelden vaak strengere regels en moet er in de meeste gevallen expliciet toestemming worden gegeven.

Houd bij het aanleveren van gegevens dus altijd goed in de gaten om welke persoonsgegevens het gaat.

Wat houdt het verwerken van persoonsgegevens in?

Het ‘verwerken’ van persoonsgegevens kan van alles betekenen. Het begrip is breed en omvat al het gebruik van persoonsgegevens. Niet alleen het opslaan of delen van gegevens valt hier dus onder, maar ook het bekijken, wijzigen of verwijderen van persoonsgegevens. Stel dat je als opdrachtgever gegevens aanlevert in een cliëntvolgsysteem, valt dit ook meteen onder het verwerken van persoonsgegevens. Juist daarom is het zo belangrijk dat er vooraf duidelijk wordt afgesproken jouw dienstverlener welke informatie echt nodig is en welke gegevens er niet mogen worden gedeeld.

Welke persoonsgegevens mag een opdrachtgever aanleveren?

Niet alle persoonsgegevens mogen zomaar worden aangeleverd. Opdrachtgevers mogen enkel de gegevens die absoluut noodzakelijk zijn om een cliënt goed aan te melden en te begeleiden verwerken en aanleveren. Dit kan bijvoorbeeld iemands naam, geboortedatum of contactgegevens zijn. Maar ook informatie over het traject waarvoor de cliënt wordt aangemeld mag worden verwerkt. Om verwarring hierbij te voorkomen, kan er bij Rapasso vooraf worden ingesteld welke informatie er aangeleverd dient te worden. Zo blijven alleen de noodzakelijke gegevens in het systeem staan en blijft gevoelige informatie beschermd.

Welke persoonsgegevens mag een opdrachtgever niet, of alleen met zorg, aanleveren?

Gegevens die onder bijzondere persoonsgegevens AVG vallen (zoals medische gegevens of geloofsovertuiging) mogen niet zomaar worden verwerkt. Alleen als er een wettelijke grondslag is of de cliënt expliciet toestemming geeft, mag dit. Voor opdrachtgevers betekent dit dat zij extra zorgvuldig moeten omgaan met het delen van bijvoorbeeld medische informatie of BSN-nummers. Het is belangrijk dat deze gegevens alleen met de juiste autorisatie en in een beveiligde omgeving worden verwerkt.

Hoe ondersteunt Rapasso veilige gegevensverwerking?

Het verwerken van persoonsgegevens op een veilige en AVG-proof manier vraagt om meerdere stappen. Rapasso heeft deze stappen heel serieus genomen en dat heeft geleid tot de volgende uitkomsten:

• Ingebouwde beveiliging van dataopslag en communicatie.
• Veilig aanmeldformulier voor cliëntaanmeldingen.
• Rol- en autorisatiebeheer, zodat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben.
• Automatische logging van bewerkingen en toegangsrechten.
• Mogelijkheden tot het instellen van bewaartermijnen.

Praktische checklist voor opdrachtgevers

Wanneer je samenwerkt met dienstverleners is het belangrijk om te controleren of zij persoonsgegevens op de juiste manier verwerken. Let er daarom op dat zij voldoen aan de volgende punten:

1. Vraag alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het traject.
2. Vermijd bijzondere persoonsgegevens, tenzij strikt noodzakelijk en toegestaan.
3. Controleer altijd of er toestemming van de cliënt is.
4. Gebruik een beveiligde omgeving, zoals Rapasso, voor gegevensuitwisseling.
5. Houd rekening met wettelijke bewaartermijnen en verwijder gegevens tijdig.

Persoonsgegevens verwerken met Rapasso: Veilig, snel en AVG-proof

Het verwerken van persoonsgegevens hoeft geen risico te zijn, zolang het zorgvuldig gebeurt. Rapasso helpt opdrachtgevers en loopbaanprofessionals om veilig, snel en volledig AVG-proof te werken. Dankzij het online aanmeldformulier dat we hebben ontwikkeld en de ingebouwde beveiliging in het systeem, wordt het risico op fouten flink verkleind en verlopen aanmeldprocessen een stuk efficiënter. Ontdek zelf hoe Rapasso het aanleveren van persoonsgegevens veiliger en makkelijker maakt, door een demo aan te vragen.