Waar moet een goed ECD aan voldoen?

De keuze voor een elektronisch cliëntendossier (ECD) gaat over meer dan het vergelijken van een lijst met functies. Een ECD wordt dagelijks gebruikt voor het vastleggen van cliëntinformatie, het volgen van trajecten, samenwerken met betrokkenen en het afleggen van verantwoording. Een ongeschikt systeem zorgt dan ook niet alleen voor irritatie. Informatie kan versnipperd raken, medewerkers kunnen dubbel werk doen en dossiers kunnen onvolledig worden. Bovendien brengt het werken met cliëntgegevens belangrijke eisen met zich mee op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Maar waar moet een goed ECD dan wél aan voldoen? In dit artikel zetten we de 10 belangrijkste ECD eisen op een rij.

Wat is een elektronisch cliëntendossier?

Een elektronisch cliëntendossier is een centrale digitale omgeving waarin informatie over cliënten, trajecten en communicatie wordt vastgelegd. Denk aan persoonsgegevens, documenten, verslagen, afspraken, taken en voortgangsinformatie. Een goed ECD in kwalitatieve ECD software doet daarbij meer dan informatie bewaren. Het ondersteunt professionals actief bij het begeleiden en volgen van cliënten.

De 10 belangrijkste eisen aan een goed ECD

Een goede lijst van eisen kijkt niet alleen naar functionaliteiten. Ook veiligheid, werkbaarheid, gegevensbeheer, samenwerking, technische integratie en ondersteuning door de leverancier zijn belangrijk. Hieronder vind je de belangrijkste ECD eisen, inclusief toelichting.

1. Het ECD sluit aan op het werkproces

ECD software hoort de dienstverlening te ondersteunen en te structureren, niet andersom. Een goed elektronisch cliëntendossier sluit daarom aan op de manier waarop jouw organisatie werkt. Hierbij kun je denken aan ondersteuning voor onder andere intake en aanmelding, verschillende trajecttypen, doelen en actieplannen, evaluatiemomenten en vaste processtappen. Maar ook bij taken en deadlines, rapportages en afronding en nazorg komt het ECD naar voren. Breng daarom vóór de selectie de belangrijkste processen én uitzonderingen in kaart. Alleen dan kun je beoordelen of een systeem daadwerkelijk past bij de praktijk. Ook het bewaken van de voortgang van cliënttrajecten hoort daarbij.

2. Informatie wordt centraal en gestructureerd vastgelegd

Een goed elektronisch cliëntendossier brengt relevante informatie logisch samen in één dossier. Zo hoeven medewerkers niet voortdurend te zoeken in mailboxen, lokale mappen, spreadsheets en losse documenten. Het dossier kan bijvoorbeeld bestaan uit:

• trajectinformatie
• gespreksnotities
• documenten
• afspraken
• communicatie
• taken
• evaluaties
• resultaten
• auditinformatie

Centralisatie betekent overigens niet dat iedereen alles mag zien. Juist bij gevoelige cliëntinformatie moet centrale opslag samengaan met duidelijke toegangsrechten. Daarnaast is het belangrijk dat informatie gestructureerd wordt vastgelegd. Daardoor is informatie niet alleen terug te vinden, maar kan deze later ook worden gebruikt voor bijvoorbeeld rapportages en managementinformatie.

3. Het systeem is gebruiksvriendelijk

Een uitgebreid systeem levert weinig op als medewerkers het niet goed of consequent gebruiken. Een gebruiksvriendelijk elektronisch cliëntendossier heeft bijvoorbeeld een logische navigatie, toont relevante informatie zonder onnodige schermen en maakt dagelijkse handelingen eenvoudig. Een goede zoekfunctie, overzicht van openstaande acties en zo min mogelijk onnodige invoer helpen medewerkers om efficiënt te werken. Ook toegang vanaf verschillende apparaten kan belangrijk zijn. Rapasso biedt bijvoorbeeld toegang tot cliëntinformatie vanaf ieder apparaat met een internetverbinding en heeft daarnaast een mobiele app.

4. Privacy en informatiebeveiliging zijn aantoonbaar geregeld

Een elektronisch cliëntendossier bevat gevoelige persoonsgegevens. Een algemene uitspraak als ‘AVG-proof’ of ‘veilig in de cloud’ is daarom niet genoeg. Je wilt kunnen beoordelen hoe de leverancier gegevens daadwerkelijk beschermt. De ECD eisen waar je rekening mee wilt houden, zijn:

• versleuteling van gegevens
• sterke authenticatie
• rollen en toegangsrechten
• logging van handelingen
• back-ups en herstelprocedures
• beveiligingsupdates
• incident- en datalekprocedures
• verwerkersafspraken
• locatie en bescherming van data
• periodieke onafhankelijke controles
• procedures voor kwetsbaarheden

Maak daarbij onderscheid tussen AVG-compliance, informatiebeveiliging en certificering. Dat zijn verschillende zaken die samen een beeld geven van hoe een leverancier met veiligheid omgaat. Rapasso vermeldt onder meer certificeringen voor ISO 27001, ISO 9001 en NEN 7510. Daarnaast beschikt Rapasso over een audit log waarmee inzichtelijk wordt gemaakt wie informatie heeft toegevoegd, gewijzigd, ingezien of verwijderd.

5. Rollen en rechten kunnen nauwkeurig worden ingesteld

Niet iedere medewerker, cliënt of externe partij hoeft toegang te hebben tot dezelfde informatie. Een goed elektronisch cliëntendossier maakt het mogelijk om toegangsrechten zorgvuldig in te richten. Denk daarbij aan rechten op basis van de rol, het team, de afdeling, de organisatie en de cliëntrelatie. Maar zeker ook aan de rollen van het dossieronderdeel en de taak of verantwoordelijkheid. Zo ontstaat er een duidelijke balans tussen centrale beschikbaarheid van informatie en bescherming van vertrouwelijke gegevens.

6. Samenwerking met cliënten, collega’s en opdrachtgevers is veilig ingericht

Begeleiding vindt vaak plaats met meerdere betrokkenen. Het elektronisch cliëntendossier moet daarom samenwerking ondersteunen zonder dat informatie via onbeveiligde e-mails, losse bestanden of andere omwegen wordt verspreid. Er zijn grofweg drie vormen van samenwerking:

1. Binnen de organisatie. Medewerkers kunnen informatie delen die nodig is voor de begeleiding en overdracht.
2. Met cliënten. Cliënten kunnen bijvoorbeeld documenten, afspraken en opdrachten ontvangen en informatie terugkoppelen.
3. Met opdrachtgevers. Opdrachtgevers kunnen relevante informatie over trajecten ontvangen of delen zonder toegang te krijgen tot het volledige cliëntdossier.

Een goed systeem maakt inzichtelijk welke informatie voor welke betrokkene relevant is. Rapasso ondersteunt deze verschillende vormen van samenwerking met onder meer een cliëntportaal en een dashboard voor opdrachtgevers.

7. Rapportages en managementinformatie zijn bruikbaar

Informatie moet niet alleen worden vastgelegd, maar ook bruikbaar zijn voor begeleiding, verantwoording en sturing. Daarom wil je rekening houden met ECD eisen die onder andere ondersteuning bieden bij het werken met individuele cliënt- en trajectrapportages, vaste rapportageformats en rapportages voor opdrachtgevers. Maar ook bij inzicht in doorlooptijden, de voortgang op doelen en mijlpalen, werkvoorraden, signalering van achterstanden en managementinformatie over prestaties en resultaten wil je terug kunnen grijpen op de juiste ECD software. Het liefst worden rapportages opgebouwd uit informatie die al tijdens het proces is vastgelegd. Meer dashboards betekenen bovendien niet automatisch meer inzicht. Bepaal eerst welke beslissingen je met managementinformatie wilt ondersteunen en welke gegevens daarvoor nodig zijn.

8. Het elektronisch cliëntendossier kan koppelen met andere systemen

Een ECD staat zelden volledig op zichzelf. Organisaties werken vaak ook met boekhoudsoftware, HR-systemen, e-mail, agenda’s, testplatforms, rapportagetools of systemen van opdrachtgevers. Een koppeling is vooral waardevol wanneer deze het werkproces aantoonbaar verbetert. Bijvoorbeeld door dubbele invoer te verminderen, fouten te voorkomen, gegevens actueel te houden, gegevens automatisch uit te wisselen en administratieve handelingen te beperken. Kijk daarbij niet alleen naar bestaande standaardkoppelingen, maar ook naar de technische mogelijkheden voor toekomstige integraties. Rapasso biedt daarom bijvoorbeeld koppelingen met e-mail en agenda en een koppelvlak voor uitwisseling met andere systemen.

9. Gegevens blijven toegankelijk en overdraagbaar

Ook als je van leverancier verandert, blijft jouw organisatie verantwoordelijk voor haar gegevens. Data-export en overdraagbaarheid vragen daarom vooraf om voldoende aandacht. Tot de ECD eisen behoort hierdoor onder meer dat de software ondersteunt bij de volgende acties:

• export van cliëntgegevens
• export van documenten
• overdracht naar een andere omgeving
• archivering
• toepassing van bewaartermijnen
• vernietiging na afloop van de bewaartermijn
• inzage- en correctieverzoeken
• aantoonbare verwijdering na beëindiging van de overeenkomst

Vraag niet alleen óf gegevens kunnen worden geëxporteerd, maar ook in welk formaat. En; is de export zonder specialistische software bruikbaar? Zo voorkom je dat een organisatie onnodig afhankelijk wordt van een leverancier.

10. Implementatie, ondersteuning en doorontwikkeling zijn geregeld

De kwaliteit van ECD software wordt niet alleen bepaald door functies. Ook de invoering, begeleiding en ondersteuning hebben grote invloed op het uiteindelijke resultaat. Wijs binnen de organisatie bovendien duidelijke eigenaars aan. Software kan processen ondersteunen, maar geen onduidelijke werkafspraken oplossen. Let daarom op de inrichting van processen en dossiers, de migratie van bestaande informatie en de opleiding van gebruikers. Daarnaast is het belangrijk om scherp te blijven op de ondersteuning bij ingebruikname, de helpdesk en responstijden, het beheer binnen de eigen organisatie en de software-updates. Ga je voor een systeem dat echt voor je werkt, dan kijk je tevens naar de documentatie en de kennisbank, de inspraak in doorontwikkeling van het systeem en de continuïteit van de ECD software leverancier.

Welke fouten moet je vermijden bij het kiezen van ECD software?

Bij de selectie van een elektronisch cliëntendossier gaat het regelmatig mis doordat organisaties te veel naar de software en te weinig naar de praktijk kijken. Er wordt bijvoorbeeld alleen naar de aanschafprijs gekeken, toekomstige gebruikers worden niet betrokken of functies worden niet gekoppeld aan de wensen vanuit het werkproces. Andere veelvoorkomende fouten zijn:

• Beveiligingsclaims worden niet gecontroleerd.
• Er worden geen afspraken gemaakt over migratie en data-export.
• Er zijn te veel uitzonderingen en maatwerk wordt te snel gecreëerd.
• Er wordt geen rekening gehouden met implementatie en adoptie.
• Er wordt alleen naar de huidige situatie gekeken.
• Koppelingen worden pas na de selectie onderzocht.
• Een demonstratie wordt bekeken zonder praktijksituaties zelf te testen.

De beste oplossing is daarom niet automatisch het systeem met de meeste functies. Het gaat om de oplossing die de relevante processen goed ondersteunt, beheersbaar blijft en aantoonbaar voldoet aan de belangrijkste ECD eisen voor jouw organisatie.

Voldoet Rapasso aan de eisen van een goed ECD?

Rapasso combineert een elektronisch cliëntendossier met functionaliteiten voor cliënt- en trajectbeheer, voortgang, communicatie, samenwerking en rapportage. Binnen het dossier kunnen onder meer persoonsgegevens, verslagen, e-mail, taken, trajecten, documenten en tijdregistraties worden samengebracht. Daarnaast biedt Rapasso onder meer een cliëntportaal, opdrachtgeversdashboard, mobiele toegang, e-mail- en agendakoppelingen en systeemkoppelingen. Voor informatiebeveiliging vermeldt Rapasso onder andere ISO 27001 en NEN 7510. Of Rapasso daadwerkelijk aansluit op jouw organisatie, hangt natuurlijk af van je eigen processen en lijst van eisen. Daarom is het verstandig om niet alleen naar functies te kijken, maar tijdens een persoonlijke demonstratie concrete praktijksituaties te bespreken.

Kies een ECD dat professionals werkelijk ondersteunt

Een goed elektronisch cliëntendossier is meer dan een digitale opslagplaats. Het systeem moet aansluiten op de processen en gebruikers van de organisatie. Privacy en informatiebeveiliging moeten aantoonbaar zijn geregeld. Samenwerking, rapportages en koppelingen moeten administratief werk verminderen en gegevens moeten toegankelijk en overdraagbaar blijven. Ook implementatie, ondersteuning en doorontwikkeling zijn minstens zo belangrijk als de functies zelf. Wie vooraf een concrete lijst van eisen opstelt, kan leveranciers bovendien veel beter vergelijken. Zo wordt de vraag niet: Welk ECD heeft de meeste mogelijkheden?In plaats daarvan werk je vanuit de vraag: Welk ECD helpt onze professionals om hun werk goed, veilig en efficiënt te doen?

Benieuwd hoe Rapasso aansluit op jouw werkprocessen? Vraag een vrijblijvende demo aan en bekijk zelf welke mogelijkheden het ECD biedt.