In 2015 stond het LUMC voor een duidelijke uitdaging. Het bestaande systeem voor loopbaantrajecten was verouderd en bood onvoldoende overzicht. Dossiers lagen verspreid, informatie was niet altijd gemakkelijk over te dragen en samenwerken met collega’s kostte onnodig veel tijd.

“Als je een traject van een collega overnam, moest je letterlijk naar een andere kamer om het dossier erbij te pakken,” vertelt Jacqueline. “Dat werkte niet meer.”

Die behoefte aan overzicht, veilige dossiervorming en toekomstgericht werken leidde tot de keuze voor Rapasso.

Van papier naar één digitaal systeem

Hoewel het LUMC al werkte met een digitaal systeem, was dat vooral een plek om documenten op te slaan en globaal de voortgang bij te houden. “Het ging nog niet zo ver als nu,” zegt Jacqueline. “We wilden echt naar een volwaardig digitaal cliëntvolgsysteem.”

Daarnaast speelde samenwerken een grote rol. “We moesten trajecten van elkaar kunnen overnemen en inzicht hebben in elkaars werk, zonder dat privacy in het geding kwam.”

Structuur in een complexe omgeving

Binnen een Universitair Medisch Centrum lopen veel verschillende soorten trajecten tegelijk. Rapasso bracht structuur. Alle afspraken, notities, documenten en rapportages kwamen samen op één plek.

“Dat geeft rust,” vertelt Jacqueline. “Je weet waar je moet kijken en je weet dat het compleet is.”

Ook het onderscheid tussen interne notities en deelbare informatie werd belangrijk gevonden. “Je wilt zelf kunnen bepalen wat je deelt met collega’s en opdrachtgevers en wat niet. Die regie is heel belangrijk in ons werk.”

Inzicht en verantwoording

Naast het dagelijkse werk wilde het LUMC ook beter inzicht krijgen in cijfers. “We wilden kunnen rapporteren en verantwoorden wat we doen,” zegt Jacqueline. “Dat was toen een duidelijke eis.”

Rapasso maakte het mogelijk om gegevens gestructureerd vast te leggen en te analyseren. “Dat helpt niet alleen richting organisatie en beleid, maar ook om zelf te blijven verbeteren.”

Privacy als randvoorwaarde

Werken met gevoelige persoonsgegevens vraagt om zorgvuldigheid. “Privacy is bij ons geen bijzaak,” benadrukt Jacqueline. “Je wilt zeker weten dat gegevens veilig zijn opgeslagen en alleen toegankelijk zijn voor de juiste mensen.”

Wat zij prettig vindt, is dat Rapasso hier vanaf de basis op is ingericht. “Je hoeft niet telkens zelf na te denken of iets wel veilig genoeg is. Dat vertrouwen is er.”

Ondersteuning in het dagelijkse werk

In het dagelijks gebruik vindt Jacqueline vooral het overzicht op de startpagina een groot voordeel. “Je ziet meteen je afspraken, openstaande acties en mails die nog aan dossiers gekoppeld moeten worden. Dat helpt enorm.”

Ook het filteren op eigen trajecten en cliënten wordt veel gebruikt. “Dat zijn van die kleine dingen die je werk echt makkelijker maken.”

Samenwerking met Rapasso

Jacqueline kijkt positief terug op de samenwerking door de jaren heen. “In het begin hebben we veel contact gehad over de inrichting. Er werd echt meegedacht.”

Ook nu nog ervaart ze dat contact als laagdrempelig. “Via de chat heb je snel iemand te pakken. Er wordt altijd meegedacht en gezocht naar een oplossing. Dat vind ik echt een groot pluspunt.”

Terugkijkend

Wat begon als de behoefte aan meer overzicht en betere samenwerking, groeide uit tot een vaste basis voor het loopbaancentrum binnen het LUMC.

“Rapasso ondersteunt ons in hoe wij werken. Dat geeft vertrouwen. En dat is precies wat je nodig hebt in dit vak.”