Waarom re-integratie mislukt

Een re-integratietraject dat volledig volgens planning lijkt te verlopen en toch uiteindelijk vastloopt… Door het ondersteunen en vastleggen van meer dan 10.000 re-integratietrajecten ziet Rapasso duidelijke patronen terugkomen. Niet omdat werkgevers, medewerkers of arbodiensten hun rol niet serieus nemen, maar omdat vertragingen, onduidelijkheden en gemiste signalen zich vaak ongemerkt opstapelen. Juist die terugkerende patronen maken het mogelijk om beter te begrijpen waarom re-integratie soms mislukt en vooral hoe je kunt voorkomen dat een traject van re-integratie niet lukt.

Wanneer is re-integratie eigenlijk mislukt?

Je hebt het vast wel eens meegemaakt: De re-integratie lukt niet. Het traject is dan niet per definitie mislukt. Re-integratie kan om verschillende redenen wél mislukken. Soms lukt duurzame werkhervatting niet, ook al hebben alle betrokkenen zich voldoende ingespannen. In andere gevallen loopt het traject vast omdat acties niet worden uitgevoerd, communicatie tekortschiet of noodzakelijke evaluaties en bijsturing te laat plaatsvinden. Werkgever en werknemer hebben gedurende het traject beide wettelijke verplichtingen. Uiteindelijk wordt niet alleen gekeken naar de uitkomst, maar ook naar de kwaliteit van de geleverde re-integratie-inspanningen. Voor arbodiensten betekent dit dat zij niet alleen ondersteunen bij dossieropbouw, maar ook een belangrijke rol spelen bij het bewaken van voortgang, het signaleren van risico’s en het tijdig organiseren van bijsturing.

Waarom mislukt re-integratie?

Waar re-integratie mislukt, kunnen verschillende dingen spelen. De oorzaken van mislukte of stagnerende re-integratie zijn zelden terug te voeren op één gebeurtenis. In de praktijk zijn het meestal meerdere factoren die elkaar versterken. Hieronder lichten we zes patronen toe, die vaak terugkomen binnen re-integratie die niet lukt.

1.      Acties worden te laat ingezet

Re-integratie mislukt vaker als er aan het begin van het traject al vertraging ontstaat. Binnen arbodiensten gebeurt dit regelmatig doordat casemanagers grote aantallen dossiers beheren en afhankelijk zijn van informatie of acties van werkgevers, medewerkers, bedrijfsartsen en andere betrokken professionals. Evaluaties worden uitgesteld, vervolgafspraken worden niet tijdig ingepland of noodzakelijke informatie blijft langer uit dan verwacht. Soms ontbreekt een duidelijke eigenaar van een actie, waardoor openstaande taken tussen verschillende betrokkenen blijven liggen. Ook komt het voor dat signalen van stagnatie pas tijdens een volgende evaluatie worden ontdekt, terwijl eerder ingrijpen mogelijk was geweest. Belangrijk hierbij is; als re-integratie niet lukt, zit het probleem zelden in één gemiste deadline. Daarom hebben arbodiensten behoefte aan centrale signaleringen van openstaande en achterstallige acties.

2.      Rollen, afspraken en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk

Naast werkgever en medewerker spelen ook een casemanager, bedrijfsarts, arbeidsdeskundige, re-integratiebedrijf en andere externe deskundigen een rol bij re-integratie. De kans is groter dat re-integratie mislukt als er geen duidelijkheid bestaat over wie verantwoordelijk is voor een bepaalde actie, wanneer deze afgerond moet zijn of wie de voortgang bewaakt. Hetzelfde geldt voor onduidelijkheid over wie contact onderhoudt met de werkgever, wanneer deskundigen opnieuw betrokken moeten worden of wanneer opschaling noodzakelijk is. Wanneer afspraken verspreid staan over e-mails, notities en losse documenten neemt de kans op deze misverstanden toe. Mondelinge afspraken verdwijnen sneller naar de achtergrond en belangrijke informatie wordt moeilijk teruggevonden. Een centraal overzicht van afspraken, verantwoordelijkheden en deadlines helpt om grip te houden op het proces.

3.      Werkgever en medewerker hebben verschillende verwachtingen

In de praktijk ontstaan regelmatig verschillen in verwachtingen. Een medewerker verwacht bijvoorbeeld volledige terugkeer naar de oorspronkelijke functie, terwijl de werkgever twijfelt aan de haalbaarheid daarvan. Ook kunnen partijen verschillend denken over passende werkzaamheden of adviezen van professionals anders interpreteren. Stel re-integratie lukt niet, dan kan dit dus komen doordat er geen overeenstemming bestaat over deze zaken. Daarnaast komt het voor dat medewerkers het doel van bepaalde activiteiten onvoldoende begrijpen of dat werkgevers verwachten dat de arbodienst meer regie overneemt dan is afgesproken. Worden deze zaken niet besproken en vastgelegd, dan kunnen ze verschillend worden geïnterpreteerd. De arbodienst vervult hierbij vaak een verbindende en structurerende rol. Door verwachtingen goed te bespreken, afspraken concreet vast te leggen en regelmatig de voortgang te evalueren, wordt duidelijk of alle partijen nog op één lijn zitten.

Meer praktische handvatten hierover zijn te vinden in onze gids met tips voor een goed re-integratiegesprek.

4.      Het traject wordt wel geregistreerd, maar onvoldoende gestuurd

Casemanagers kunnen niet dagelijks ieder dossier handmatig controleren. Daardoor blijft soms onduidelijk welke acties nog openstaan, welke deadlines zijn overschreden en waar vertraging ontstaat. Ook is niet altijd direct zichtbaar welke werkgevers of trajecten extra aandacht nodig hebben. Registratie is daarom slechts een onderdeel van effectieve re-integratiebegeleiding. Informatie moet worden omgezet in signalen, taken, dashboards en managementinformatie waarmee afwijkingen snel zichtbaar worden. Pas dan ontstaat daadwerkelijk inzicht in voortgang en risico’s. Wordt dit niet gehandhaafd, dan is de kans groter dat re-integratie mislukt.

5.      Er wordt te lang vastgehouden aan een aanpak die niet werkt

Re-integratie lukt niet, of juist wel. In alle gevallen veranderen omstandigheden continu. Belastbaarheid kan verbeteren of juist afnemen, werkzaamheden blijken minder passend dan verwacht en eerdere aannames kunnen achterhaald raken. Een succesvolle aanpak vraagt daarom om regelmatige evaluatie en bijstelling. Dat betekent dat doelen opnieuw worden beoordeeld, werkzaamheden waar nodig worden aangepast en experts worden ingeschakeld waar nodig – allemaal om te voorkomen dat re-integratie mislukt. Hoe langer wordt vastgehouden aan een aanpak die weinig perspectief biedt, des te groter de kans dat kostbare tijd verloren gaat.

6.      Het tweede spoor mislukt – wordt te laat of onvoldoende doelgericht ingezet

Het tweede spoor wordt relevant als terugkeer binnen de eigen organisatie onvoldoende perspectief biedt. Hoewel de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de werkgever ligt, speelt de arbodienst een belangrijke rol in signalering, coördinatie en voortgangsbewaking. Re-integratie tweede spoor mislukt? Dan zijn de problemen vaak ontstaan in het te laat bespreken van de signalen dat spoor 1 geen oplossing biedt. Werkgevers krijgen daardoor laat inzicht in de noodzaak van een andere route en belangrijke vervolgstappen worden uitgesteld. Ook kan tweede spoor re-integratie mislukken doordat:

• Het zoekprofiel te onduidelijk is.
• Activiteiten niet aansluiten bij de belastbaarheid van de medewerker.
• Betrokken partijen langs elkaar heen werken.
• Externe uitvoerders niet centraal worden teruggekoppeld.
• De aanpak onvoldoende wordt geëvalueerd.

Aan welke signalen herken je dat re-integratie dreigt te mislukken?

De eerste waarschuwingssignalen zijn vaak al zichtbaar voordat re-integratie daadwerkelijk niet lukt. Let onder andere op de volgende situaties:

• Acties en deadlines worden herhaaldelijk doorgeschoven.
• Dezelfde knelpunten komen tijdens meerdere evaluaties terug.
• Gemaakte afspraken worden niet aantoonbaar opgevolgd.
• Werkgever en medewerker hebben verschillende verwachtingen.
• De voortgang blijft langere tijd beperkt zichtbaar.
• Het Plan van Aanpak sluit niet meer aan op de actuele situatie.
• Verantwoordelijkheden zijn onvoldoende duidelijk.
• Relevante professionals worden laat betrokken.
• Spoor 2 komt moeizaam op gang terwijl spoor 1 weinig perspectief biedt.

Wat als re-integratie niet lukt?

Als duurzame werkhervatting niet lukt, is het belangrijk om eerst vast te stellen waarom dat gebeurt. Daarbij moet onderscheid worden gemaakt tussen drie situaties: Re-integratie blijkt ondanks voldoende inspanningen niet haalbaar (1), het traject biedt nog mogelijkheden voor bijsturing (2) of werkgever of werknemer komt verplichtingen onvoldoende na (3). Om te ontdekken welke situatie er speelt, begin je bij het in kaart brengen van de volledige tijdlijn van het traject. Vervolgens wordt beoordeeld welke acties zijn afgesproken, welke daadwerkelijk zijn uitgevoerd en waar eventuele vertragingen of onduidelijkheden zijn ontstaan. Daarbij is het belangrijk om de actuele situatie te bespreken met werkgever, medewerker en betrokken professionals. Nieuwe verantwoordelijkheden, deadlines en vervolgstappen moeten vervolgens helder worden vastgelegd. Waar nodig kan een expert van buitenaf worden ingeschakeld, naast de arbodienst.

Hoe voorkom je dat een re-integratie vastloopt?

Een succesvolle aanpak begint met duidelijke verantwoordelijkheden vanaf de start van het traject. Leg afspraken en deadlines centraal vast en zorg dat alle betrokkenen inzicht hebben in de gemaakte afspraken. Belangrijk is ook dat noodzakelijke vervolgstappen niet afhankelijk zijn van losse herinneringen of persoonlijke agenda’s. Structureel inzicht in openstaande acties en voortgang helpt om problemen eerder zichtbaar te maken. Kortom:

• Bespreek de voortgang regelmatig met de medewerker en andere betrokkenen.
• Signaleer vertraging vroegtijdig in plaats van ze achteraf te moeten herstellen.
• Evalueer regelmatig of de gekozen aanpak nog aansluit bij de situatie van de medewerker.
• Stuur meteen bij als de gewenste resultaten uitblijven en re-integratie niet lukt met de huidige werkwijze.

Meer grip op re-integratie begint voordat een traject vastloopt

Een re-integratietraject mislukt dus zelden van de ene op de andere dag. Vaak zijn er al veel eerder signalen zichtbaar in de vorm van uitgestelde acties, onduidelijke verantwoordelijkheden, terugkerende knelpunten of beperkt inzicht in de voortgang. Juist daarom is niet alleen goede registratie belangrijk, maar ook tijdige signalering en actieve sturing tijdens het traject. Hoe eerder stagnatie zichtbaar wordt, des te groter de kans dat bijsturing nog mogelijk is. Organisaties die grip willen houden op hun trajecten doen er goed aan om processen, verantwoordelijkheden en voortgang centraal inzichtelijk te maken. Meer hierover lees je in onze informatie over re-integratiesoftware voor arbodiensten.