Hoe vergroot je eigenaarschap bij medewerkers tijdens re-integratie?

Eigen regie bij re-integratie stimuleren onder medewerkers bevordert het meedenken over mogelijkheden, het nakomen van afspraken en het tijdig aangeven van methoden die niet werken. Toch ontstaat eigenaarschap bij re-integratie niet vanzelf. Zeker tijdens een periode van ziekte of beperkingen kan het lastig zijn om overzicht te houden, keuzes te maken en vertrouwen te hebben in de eigen mogelijkheden. Een actieve rol van de medewerker is echter enorm belangrijk voor een effectief en duurzaam re-integratieproces. In dit artikel lees je waarom medewerkers soms moeite hebben om de regie te nemen bij re-integratie en welke praktische manieren helpen om dit eigenaarschap te vergroten.

Wat betekent eigen regie bij re-integratie?

Zelfregie bij re-integratie houdt in dat een medewerker niet alleen een ‘ontvanger’ is van adviezen en beslissingen, maar zelf actief betrokken is bij de keuzes en acties binnen het re-integratietraject. De medewerker denkt mee over mogelijkheden, geeft aan wat haalbaar is en neemt verantwoordelijkheid voor acties die binnen de eigen regie passen. Dat betekent niet dat de medewerker er alleen voor staat. Re-integratie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Werkgever, medewerker en betrokken professionals hebben ieder hun eigen rol. Eigen regie van de medewerker gaat daarom niet over alles zelf moeten doen, maar over actief kunnen meedenken, keuzes kunnen maken en invloed ervaren op het eigen re-integratie traject.

Waarom nemen medewerkers niet altijd zelf de regie?

Eigen regie bij re-integratie is niet vanzelfsprekend. Maar een afwachtende of passieve houding betekent ook niet automatisch dat iemand niet wil meewerken. Tijdens re-integratie kunnen verschillende factoren ervoor zorgen dat de medewerker geen eigen regie neemt. Denk bijvoorbeeld aan:

• Onvoldoende kennis van het re-integratieproces
• Onduidelijkheid over rollen en verwachtingen
• Onzekerheid door ziekte of beperkingen
• Weinig vertrouwen in de eigen mogelijkheden
• Angst om fouten te maken of het herstel te vertragen
• Het gevoel dat besluiten al door anderen worden genomen
• Te veel losse informatie, documenten en contactpersonen
• Eerdere afspraken die niet worden opgevolgd

Een actieve rol van de medewerker in re-integratie stimuleren vraagt daarom om duidelijkheid, overzicht en vertrouwen.

7 manieren om eigenaarschap tijdens re-integratie te vergroten

Eigenaarschap bij re-integratie groeit vooral wanneer medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht, begrijpen waar ze staan in het proces en ruimte krijgen om zelf mee te denken. Met de volgende zeven methoden kunnen werkgevers en begeleiders die voorwaarden sterker uitdragen.

1.      Maak rollen en verwachtingen vanaf het begin duidelijk

Eigen regie van een medewerker begint bij duidelijkheid. Zowel de werkgever als de medewerker heeft verantwoordelijkheden tijdens de re-integratie. Wanneer niet duidelijk is wie welke actie uitvoert, kan een medewerker afwachten of ervan uitgaan dat iemand anders het oppakt. Bespreek daarom vanaf het begin wie contact onderhoudt, wie bepaalde acties uitvoert en wanneer terugkoppeling wordt verwacht. Maak ook duidelijk over welke zaken de medewerker zelf kan beslissen en op welke momenten bijvoorbeeld de bedrijfsarts, casemanager of arbeidsdeskundige wordt betrokken. Leg afspraken vervolgens op een vaste plek vast. Zo ontstaat er geen discussie over wat er is afgesproken en kan iedereen daarop terugvallen. Lees meer over het belang van werkafspraken duidelijk vastleggen in onze bijbehorende blog.

2.      Geef de medewerker inzicht in het volledige proces

Het is moeilijk voor de medewerker om zelf regie in re-integratie te nemen over een proces dat hij of zij niet begrijpt. Een medewerker hoeft niet alle details van de wet- en regelgeving te kennen, maar moet wel weten welke stappen relevant zijn en waarom die worden gezet. Maak daarom inzichtelijk welke fasen het traject bevat, welke gesprekken en evaluaties volgen en welke documenten of deadlines daarbij horen. Bespreek ook het doel van iedere stap en wat er gebeurt wanneer de situatie verandert. Een duidelijk overzicht voorkomt dat het re-integratieproces aanvoelt als een reeks losse verplichtingen. De medewerker begrijpt beter waar het traject naartoe werkt en kan daardoor gerichter meedenken.

3.      Stel open vragen en laat de medewerker zelf oplossingen formuleren

Wie alleen vertelt wat een medewerker moet doen, neemt hierdoor al snel de eigen regie bij re-integratie over van deze medewerker. Open vragen zorgen voor een andere dynamiek. Ze nodigen de medewerker uit om zelf na te denken over mogelijkheden en belemmeringen. Door eerst het perspectief van de medewerker te onderzoeken, ontstaat ruimte voor eigen inbreng. Dat vergroot niet alleen de betrokkenheid, maar kan ook waardevolle informatie opleveren over wat iemand daadwerkelijk aankan. Vraag bijvoorbeeld: Wat denk je op dit moment wel te kunnen? Of: Welke werkzaamheden zouden een haalbare eerste stap zijn? En: Wat heb je nodig om die stap te zetten? Meer praktische handvatten vind je bij onze tips voor een goed re-integratiegesprek.

4.      Formuleer kleine, concrete en haalbare acties

Een doel als ‘duurzame re-integratie’ is belangrijk, maar voor de dagelijkse praktijk vaak te groot en abstract. Zeker wanneer iemand onzeker is over de eigen belastbaarheid, kan zo’n doel juist afstandelijk aanvoelen. Maak daarom de volgende stap concreet. Spreek af wat er gebeurt, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer het wordt geëvalueerd. Een actie moet passen bij de actuele belastbaarheid en voldoende concreet zijn om achteraf te kunnen beoordelen of deze is gelukt. Ook is het belangrijk dat afspraken kunnen worden aangepast wanneer de situatie verandert. Kleine, zichtbare stappen kunnen ondertussen het gevoel van controle versterken en het vertrouwen in duurzame re-integratie vergroten.

5.      Betrek de medewerker actief bij het plan van aanpak

Het plan van aanpak is meer dan een administratief document voor het dossier. Het kan een gezamenlijk stuurmiddel zijn voor het hele traject. Dat werkt echter alleen als de medewerker daadwerkelijk wordt betrokken bij de inhoud. Bespreek daarom samen welk resultaat wordt nagestreefd, welke werkzaamheden mogelijk zijn en welke ondersteuning nodig is. Laat de medewerker ook knelpunten, acties en evaluatiemomenten benoemen. Wanneer de situatie verandert, moet het plan opnieuw worden bekeken en waar nodig aangepast. Zo wordt het plan iets waar de medewerker zich in herkent en waarop hij of zij kan terugvallen. Het document ondersteunt daarmee de actieve rol van de medewerker in re-integratie, in plaats van alleen de administratie.

6.      Maak voortgang, acties en afspraken inzichtelijk

Versnipperde informatie maakt eigenaarschap bij re-integratie onnodig lastig. Met afspraken die verspreid staan over e-mails, losse documenten en notities, is het niet altijd duidelijk wat de actuele situatie is. Dat kan ervoor zorgen dat acties blijven liggen of dat medewerkers opnieuw moeten uitzoeken wat er van hen wordt verwacht. Een centrale omgeving kan helpen om afspraken, openstaande acties, deadlines en doelen bij elkaar te brengen. Ook documenten, communicatie en informatie over de voortgang kunnen daar overzichtelijk worden bijgehouden. Hierdoor kan de medewerker zich beter voorbereiden op evaluatiemomenten en makkelijker zien welke stappen al zijn gezet. Een oplossing als Rapasso kan hierbij ondersteunen door informatie en voortgang rondom een traject centraal inzichtelijk te maken.

7.      Bied ondersteuning zonder de regie over te nemen

Niet iedere medewerker heeft op ieder moment dezelfde mate van zelfstandigheid nodig. De gewenste ondersteuning kan bovendien veranderen naarmate het traject vordert. Professionele begeleiding kan bijvoorbeeld helpen om informatie te verduidelijken, een gesprek voor te bereiden, mogelijkheden te onderzoeken of passende werkzaamheden te formuleren. Ook kan een begeleider helpen om onzekerheid te verminderen en signalen van stagnatie tijdig te herkennen. Het uitgangspunt blijft daarbij: ondersteun waar nodig, maar neem niet automatisch over wat de medewerker zelf kan doen! Een professional helpt de medewerker om keuzes te maken en vertrouwen op te bouwen. Daarmee wordt begeleiding een middel om zelfregie bij re-integratie te versterken, in plaats van volledig te vervangen.

Hoe kan software eigen regie ondersteunen?

Software creëert niet automatisch eigenaarschap, maar kan wel de voorwaarden ervoor verbeteren en duurzame re-integratie bevorderen. Een goed ingerichte digitale omgeving maakt relevante trajectinformatie toegankelijk en zorgt dat afspraken, acties en documenten niet op verschillende plekken verdwijnen. Denk aan het koppelen van taken aan een duidelijke eigenaar, het instellen van herinneringen, het inzichtelijk maken van voortgang en het veilig delen van documenten. Ook kan software helpen bij de communicatie tussen medewerker en begeleider en bij het tijdig signaleren van evaluatiemomenten. Een cliëntportaal kan medewerkers bijvoorbeeld rechtstreeks toegang geven tot informatie die voor hun traject relevant is. Daarmee wordt de medewerker niet alleen geïnformeerd, maar krijgt diegene ook meer zicht op de eigen rol binnen het proces.

Meer eigenaarschap begint met duidelijkheid en vertrouwen

Eigenaarschap tijdens re-integratie ontstaat dus niet door verantwoordelijkheid simpelweg bij de medewerker neer te leggen. Een medewerker heeft kennis van het proces, duidelijke verwachtingen en voldoende vertrouwen nodig om daadwerkelijk regie te kunnen nemen. De juiste aanpak verschilt per medewerker en per fase van het traject. Wat altijd belangrijk blijft, is dat afspraken aansluiten bij de actuele belastbaarheid en dat de medewerker ruimte krijgt om binnen die mogelijkheden actief mee te doen. Software kan deze werkwijze praktisch ondersteunen door informatie, communicatie en voortgang op één plek samen te brengen.

Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Vraag dan een vrijblijvende demo aan en ontdek hoe Rapasso kan ondersteunen bij re-integratietrajecten.