Blik op werk rapportage: wat moet je aanleveren en hoe regel je het slim?

Voor veel organisaties die actief zijn in re-integratie, outplacement en loopbaanbegeleiding is het behalen van een Blik op Werk keurmerk een terugkerende uitdaging. Niet alleen omdat de Blik op Werk rapportages de juiste cijfers moet bevatten, maar vooral omdat het veel tijd kost om alles compleet, correct en aantoonbaar te verzamelen. In de praktijk zijn gegevens vaak verspreid over Excel-bestanden, losse dossiers, mailboxen en verschillende systemen. Daardoor kost het samenstellen van zo’n werk rapportage veel handmatig werk en neemt de kans op fouten snel toe. En dat is nou net iets wat je wilt voorkomen richting een audit die het recht op het Blik op Werk keurmerk kan bevestigen. In deze blog bespreken we wat je moet aanleveren in een Blik op Werk rapportage, maar vooral hóe je dit goed doet.

Wat is Blik op Werk rapportage?

Het Blik op Werk keurmerk is een onafhankelijk keurmerk voor dienstverleners die actief zijn binnen arbeidsparticipatie. Denk aan re-integratie, outplacement en loopbaanbegeleiding. Organisaties met het Blik op Werk keurmerk moeten jaarlijks rapporteren over hun dienstverlening, resultaten en klanttevredenheid. Hoewel het Blik op Werk keurmerk niet wettelijk verplicht is, is het in de praktijk voor veel opdrachtgevers wel een belangrijke voorwaarde om samen te werken, waaronder voor het UWV. Bij een Blik op Werk rapportage draait alles om aantoonbaarheid en herleidbaarheid. Organisaties moeten kunnen laten zien dat gegevens correct zijn geregistreerd en dat dossiers volledig op orde zijn. Jaarlijks wordt via audits en rapportages gecontroleerd of organisaties deze gegevens kunnen aantonen. Dit kunnen gegevens zijn als:

• Het aantal trajecten
• De behaalde resultaten
• Het succespercentage
• De gefactureerde omzet
• De klanttevredenheid
• De complete dossierregistratie

Waarom Blik op Werk rapportage vaak veel werk is

Het keurmerk Blik op Werk vraagt om veel rapportages. Veel organisaties onderschatten hoeveel administratie en voorbereiding er nodig is om deze rapportages correct aan te leveren. Zeker wanneer processen niet goed gestandaardiseerd zijn, ontstaat al snel versnippering van informatie. Veelvoorkomende knelpunten zijn bijvoorbeeld verspreide informatie over systemen, maatwerktrajecten die lastig te standaardiseren zijn of moeilijkheden omtrent het op orde krijgen van administratie en bewijsvoering. Maar ook het aantoonbaar maken van AVG- en privacyprocessen en het compleet en audit-proof maken (plus houden) van dossiers is in de praktijk nog vaak lastig. Daarnaast worden rapportagecijfers voor het keurmerk Blik op Werk nog regelmatig met de hand verzameld en bestaat er nog met regelmaat onduidelijkheid over definities en registratie binnen de rapportage. Het gevolg is dat er veel tijd verloren gaat, er een grotere kans op fouten ontstaat en er extra spanning wordt opgebouwd richting audits.

Welke cijfers moet je aanleveren?

Voor het keurmerk Blik op Werk wordt er gekeken naar verschillende diensten en expertises, waaronder diagnose en loopbaanoriëntatie (dienst 3), outplacement (dienst 7) en re-integratie tweede spoor (dienst 8). Per dienst moeten specifieke keurmerkcijfers worden aangeleverd. Deze gegevens vormen samen de zogenoemde keurmerkcijfers die jaarlijks voor Blik op Werk moeten worden aangeleverd. Hierachter schuilen vaak ook direct de grootste uitdagingen.

1. Aantal trajecten → Vaak verspreid geregistreerd in verschillende systemen of dossiers.
2. Resultaten van trajecten → Definities verschillen soms per medewerker of opdrachtgever.
3. Succespercentage → Afhankelijk van correcte registratie en duidelijke afspraken.
4. Gefactureerde omzet → Niet altijd direct gekoppeld aan trajecten.
5. Type dienstverlening → Inconsistent ingevuld of onvoldoende gestandaardiseerd.
6. Klanttevredenheid → Afhankelijk van tijdige en correcte opvolging.

Klanttevredenheidsonderzoek

Het klanttevredenheidsonderzoek is voor alle dienstverleners een verplicht onderdeel, ook wanneer zij (nog) niet beschikken over het Blik op Werk keurmerk. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een onafhankelijke partij. Daarbij worden zowel cliënten als opdrachtgevers benaderd, nadat een traject is afgerond. Organisaties kunnen hier moeite mee hebben, door lage responspercentages, verkeerder timing van verzending of de afhankelijkheid van een externe partij. Maar ook het correct en volledig aanleveren van contactgegevens en het voorkomen dat onderzoeken te vroeg worden verstuurd is een uitdaging. Wanneer er trajectgegevens niet goed geregistreerd zijn, leidt dit dan ook vaak tot vertraging of onvolledige onderzoeken.

Audit-proof werken: Waar auditors echt op letten

Tijdens een audit voor het Blik op Werk keurmerk, draait het niet alleen om de cijfers. Vooral de vraag of processen goed zijn ingericht en gegevens aantoonbaar kloppen, staat centraal. Auditors kijken kritisch naar de volledigheid van dossiers, registratieprocessen en naleving van wet- en regelgeving. Hoe beter processen vooraf zijn ingericht, hoe soepeler een audit doorgaans verloopt. Door een goede voorbereiding te treffen, kunnen re-audits en onrust voorkomen worden. Belangrijk om te weten, is dat auditors met name letten op:

• Complete en herleidbare dossiers
• Duidelijke procesbeschrijvingen
• Correcte registratie van resultaten
• Privacy- en AVG-compliance
• Klachtenregistratie
• Consistente vastlegging van trajectinformatie
• Aantoonbare opvolging van procedures

Zo maak je Blik op Werk rapportage wél behapbaar

Veel problemen in een Blik op Werk rapportage ontstaan doordat gegevens achteraf verzameld moeten worden. Door processen slimmer in te richten, wordt rapporteren een stuk eenvoudiger. Bijvoorbeeld door te werken vanuit één centraal systeem, trajecten direct volledig vast te leggen en de registratie te standaardiseren waar mogelijk. Maar ook rapportages automatiseren, klantdata compleet houden en vaste workflows en checklists gebruiken helpt bij professionele Blik op Werk rapportages creëren. Voorkom hierbij dubbele administratie, om efficiënt te kunnen blijven werken. Hierdoor houd je overzicht en voorkom je veel handmatig uitzoekwerk voor het Blik op Werk keurmerk aan het einde van het jaar.

Hoe Rapasso helpt om dit te automatiseren

Rapasso ondersteunt organisaties bij het verzamelen en structureren van alle benodigde keurmerkgegevens, ook voor het keurmerk Blik op Werk. Hierdoor beschik je altijd over actuele en complete rapportagegegevens. Keurmerkgegevens die je in Rapasso kunt registreren en ophalen zijn onder andere:

• Automatisch vastgelegde trajectresultaten
• Succes statussen per traject
• Omzet per traject
• Registratie van dienstverleningstype
• Complete rapporten met alle gegevens
• Export van het rapport Blik op Werk

Klanttevredenheid zonder gedoe

Ook het klanttevredenheidsonderzoek kan via Rapasso eenvoudiger worden ingericht. Hiervoor zijn twee mogelijkheden:

Optie 1: Exportbestand maken

Je kunt eenvoudig een lijst exporteren vanuit Rapasso voor Blik op Werk. Vervolgens kun je contactgegevens gemakkelijk aanleveren bij onderzoeksbureau Panteia.

Optie 2: Automatische koppeling met Panteia

Je kunt er ook voor kiezen om met een koppeling te werken. Hiermee worden gegevens automatisch doorgestuurd en ontvangt de cliënt meteen een uitnodiging. Hierdoor hoeft er minder handmatig werk gedaan te worden en is de kans op fouten kleiner.

Daarnaast kun je werken met checklists, zodat trajecten pas worden doorgestuurd als alles administratief volledig is afgerond.

Waarom Rapasso perfect aansluit bij Blik op Werk

Blik op Werk vraagt om structuur, betrouwbaarheid en aantoonbaarheid. En laat Rapasso er nou net in gespecialiseerd zijn om organisaties hierin dagelijks te ondersteunen. Met Rapasso zorg je voor gestructureerde registratie van trajecten en heb je data altijd compleet. Dankzij het systeem worden er minder handmatige fouten gemaakt en zijn (Blik op Werk) rapportages direct beschikbaar. Met alle correcte gegevens wordt de voorbereiding op audits stukken eenvoudiger en verwerk je klanttevredenheidsonderzoeken heel efficiënt. Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar ook meer rust en controle binnen de organisatie.

“Het werken met Rapasso ondersteunt ons enorm bij het behalen en behouden van het Blik op Werk-keurmerk. Met één druk op de knop draaien we overzichtelijke rapportages uit van gesloten trajecten, inclusief alle benodigde cliëntinformatie voor de deelname aan de Blik op Werk-enquête. Dat bespaart tijd, voorkomt dubbel werk en zorgt ervoor dat we gegevens volledig en zorgvuldig kunnen aanleveren.”

 

– Manja Lipman-Noot, EEGA groep

Blik op Werk rapportage zonder stress regelen

De jaarlijkse Blik op Werk rapportage hoeft geen tijdrovende klus te zijn. Door gegevens centraal vast te leggen, processen te standaardiseren en rapportages slim te automatiseren, voorkom je fouten en bespaar je veel administratieve tijd. Met Rapasso ben je beter voorbereid op de audits en voldoe je eenvoudiger aan de eisen voor het Blik op Werk keurmerk. Wil je weten hoe Rapasso jouw organisatie hierbij kan ondersteunen? Neem dan contact op!