Het hele spectrum rondom privacy is de laatste jaren een veelbesproken onderwerp. Hierbij is bewaartermijnen een van de aspecten die steeds belangrijker wordt. De regel is: niet langer bewaren dan noodzakelijk. Uiteindelijk dien je alle (in)direct herleidbare persoonsgegevens te verwijderen. Maar in welke mate worden persoonsgegevens verwerkt? En hoe staat dit in relatie tot het bewaren van de persoonsgegevens en het definitieve verwijderen daarvan?
Het doel van de AVG is het handhaven van de bescherming van persoonsgegevens en de transparantie van bedrijven over dit onderwerp. Dit zorgt voor zorgvuldiger omgaan met het invullen van persoonsgegevens (online). De persoonsgegevens worden namelijk steeds vaker ingevuld in de vorm van:
Bewaartermijnen is al langer een belangrijk onderwerp bij de AVG. Maar door de technologische ontwikkelingen neemt de AVG het nu een stuk serieuzer. Ze geven aan dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk en dat transparantie aanwezig dient te zijn. Dit geeft jou duidelijkheid over hoe en hoe lang je persoonsgegevens mag bewaren.
Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Dat is de regel van de AVG. Maar welke bewaartermijnen zijn er dan? In de AVG zijn er geen bewaartermijnen vastgesteld. Wel zijn er enkele wetten die zich hierover uitspreken. Een minimale bewaartermijn, voor verschillende soorten persoonsgegevens, bestaat dus. De maximale bewaartermijn moet je vaak zelf bepalen. Maar welk bewaartermijn is redelijk? Onderstaande vragen helpen je hierbij:
Maar ook:
De AVG geeft aan dat je enkel persoonsgegevens mag verwerken die absoluut noodzakelijk zijn. Per persoonsgegeven kijk je of deze noodzakelijk is om te bewaren. Zo niet, dan verwijderen. Daarnaast is belangrijk om naar de aard van de persoonsgegevens te kijken. Om welke gegevens gaat het? Zijn het bijvoorbeeld medische, gevoelige gegevens, kijk dan kritischer naar de bewaartermijn. Geef daarnaast de keuze tussen de minimale bewaartermijn of een maximale bewaartermijn. Dit gebeurt vaak bij sollicitatieprocedures waarbij de kandidaat vooraf aan kan geven of de persoonsgegevens langer dan de standaard 4 weken bewaard mogen worden of niet. Verder is het allerbelangrijkste dat een bewaartermijn redelijk en onderbouwd is. Om bij controle snel de gedachtegang achter de bewaartermijnen te kunnen tonen is het prettig om een bewaartermijnenbeleid achter de hand te hebben. Hierin zet je alle bewaartermijnen met bijbehorende redeneringen. Dit is niet verplicht, maar zeker wel handig.
Na afloop van de bewaartermijn dient er besloten te worden wat er wordt gedaan met de persoonsgegevens. Je kan een aantal keuzes maken:
Er zijn verschillende manieren om te anonimiseren:
Wil je meer informatie over de juridische kant van bewaartermijnen? Kijk dan hier de Roadshow terug.
Rapasso ontzorgt, verbindt en maakt gemakkelijk. Wij geloven dat iedereen duurzaam inzetbaar is. Benieuwd hoe Rapasso jou kan helpen? Plan een demo.
Bekijk de brochureOm te achterhalen of de strategie met betrekking tot duurzame inzetbaarheid goed aanslaat binnen een bedrijf is het belangrijk om de duurzame inzetbaarheid eens in de zoveel tijd te meten. Op die manier ontstaan er duidelijke inzichten die tonen of de duurzame inzetbaarheid daadwerkelijk vergroot is over een bepaalde periode. Maar hoe kom je nu […]
Als organisatie toekomstbestendig zijn, de nieuwste kennis in huis hebben en altijd over voldoende medewerkers beschikken: een ideaalsituatie die veel gewenst, maar weinig gerealiseerd is. In veel gevallen wordt er namelijk niet optimaal gebruik gemaakt van alle talenten die al rondlopen binnen het bedrijf. Bij steeds meer organisaties valt het kwartje: onze eigen talenten kunnen […]
Het lerarentekort vraagt al enkele jaren om extra regelingen om de kwaliteit van het onderwijs hoog te kunnen houden. Eén van de regelingen die hiervoor in het leven geroepen is omvat de duurzame inzetbaarheidsuren voor het onderwijs. Hoe duurzame inzetbaarheidsuren werken en waaraan ze besteed kunnen worden? Hoe werken duurzame inzetbaarheidsuren? Duurzame inzetbaarheidsuren zijn tot […]